Изчисляването и заверката на осигурителния стаж се възлага като задължение на осигурителя-работодател или на осигурителния орган (инспекторът от териториалното поделение на НОИ) в зависимост от вида на работодателя. Ако работодателят е физическо лице, домакинство или търговец, оформянето на стажа на работника/служителя сетава в териториалното поделение на НОИ. Ако работодателят е юридическо лице или едноличен търговец по чл.1, ал. 3 от ТЗ, документирането на осигурителния стаж се извършва от самия работодател.

За оформяне на стажа на работник/служител на работа при физическо лице – лице упражняващо свободна професия, домакинство или търговец по чл.1, ал. 3 от ТЗ се изискват:

1. Книга за разходите и книга за приходите (с изключение на лицата работещи в домакинство и при лице, упражняващо свободна професия);
2. Ведомост за заплати;
3. Осигурителна книжка на работника/служителя;
4. Платежните нареждания или вносните бележки за направените осигуровки;
5. Платежните искания за изтеглени суми от фонд ДОО заедно с болничните листове и декларация за детски надбавки, ако са ползвани такива права от работника/служителя;
6. Копие от трудов договор;
7. Копие от заповедта за освобождаване на работника/служителя;
8. Ксерокопие от лична карта на работника;
9. Ревизионен акт от ревизия, ако е извършена такава от органите на НОИ;
10. БУЛСТАТ на работодателя

Документите се представят в ТП на НОИ от работодателя-физическо лице всяка година през месец юни. Инспекторът от ТП на НОИ заверява стажа, след което книжката се предава на работника/служителя. Същата процедура се извършва при напускане на служителя.

За оформяне на стажа на работник/служител на работа при юридическо лице или едноличен търговец се изисква трудова книжка. Ако трудовата книжка бъде изгубена или унищожена, инспекцията по труда издава нова въз основа на писмена молба-декларация на работника/служителя, в която се посочва че трудовата книжка е изгубена, кой я е изгубил и данни за работодателите, при които е работил.

Работодателят вписва в трудовата книжка стажа и го заверява с кръглия печат на фирмата и правоъгълния печат по образец. Ако трудовата книжка е изгубена или унищожена по вина на работника/служителя, работодателят издава удостоверение за трудов стаж – образец УП-3. Ако трудовата книжка е изгубена или унищожена по вина на работодателя, той издава удостоверение за трудов стаж – образец УП-3 и събира за своя сметка удостоверения за трудов стаж от местата, където е работил работника/служителя. Събраните удостоверения се предават в инспекцията по труда.