Чл. 1.
(1) С тази инструкция се определят изискванията за опазване на библиотечните документи в Министерството на отбраната.
(2) Инструкцията урежда придобиването, регистрирането и отчисляването на библиотечните документи, както и правата, задълженията и отговорностите на лицата по чл. 2, ал. 2 и 3 и длъжностното лице в библиотеката на Министерството на отбраната за опазването на библиотечните документи.
 
Чл. 2.
(1) Библиотеката на Министерството на отбраната е структурно звено в дирекция "Административно и информационно обслужване".
(2) Правоимащи да ползват библиотеката на Министерството на отбраната са кадровите военнослужещи и гражданските лица, назначени по трудово и служебно правоотношение в Министерството на отбраната и Генералния щаб на Българската армия. Качеството "правоимащ" се удостоверява с представяне на служебна карта на длъжностното лице от библиотеката.
(3) Служителите от Българската армия и структурите на подчинение на министъра на отбраната ползват библиотечните документи само в читалнята на библиотеката.

 
Чл. 3.
(1) Библиотечните документи са движими вещи - частна държавна собственост по смисъла на Закона за държавната собственост и правилника за прилагането му.
(2) За неуредените случаи от тази инструкция се прилага действащото българско законодателство.
(3) Библиотечните документи постъпват в библиотеката с първичен счетоводен документ - фактура, след което се заприходяват в библиотеката със складова разписка. Фактурата съдържа задължително данни за цената на всеки библиотечен документ, неговия автор и заглавие, както и общата стойност на постъпилите библиотечни документи. Във фактурата се отбелязва датата на получаването и тя се подписва от длъжностното лице в библиотеката.
(4) Ако библиотечните документи са закупени от лица, които не издават фактури, то на база издаден фискален бон се изготвя протокол за зачисляване на библиотечните документи, съдържащ данните по ал. 3.

Чл. 4. Библиотечните документи, които постъпват чрез обмен или дарение, се приемат с протокол. Протоколът се съставя от тричленна комисия, в която се включват длъжностното лице от библиотеката, представител на дарителя и служител от дирекция "Административно и информационно обслужване". В протокола се отбелязват общият брой и общата стойност на придобитите библиотечни документи, както и начинът за придобиването им. Данните от фактурата по чл. 3, ал. 3 се отразяват в списъка, приложен към протокола и представляващ неразделна част от него.

Чл. 5. Библиотечните документи се приемат от длъжностното лице в библиотеката.

Чл. 6. На основата на първичните счетоводни документи, стойността на приетите библиотечни документи се прибавя към стойността на библиотечните фондове.

Чл. 7. Всички приети от длъжностното лице библиотечни документи се подпечатват с печата на библиотеката.


Чл. 8.
(1) Постъпилите библиотечни документи се регистрират в инвентарна книга, в която се вписват следните данни: инвентарен номер, дата на вписването, номер на фактурата, номер на складовата разписка, автор, заглавие, том, издателство и цена на придобиване.
(2) Всеки отделен библиотечен документ носи пореден инвентарен номер. Инвентарните номера започват от номер едно. Въз основа на поставения инвентарен номер се установява и контролира наличността на библиотечните документи.

Чл. 9. Периодични издания се бракуват на период две години и не подлежат на регистрация.

Чл. 10.
(1) Инвентарната книга се прошнурова, номерира, подпечатва и заверява с подписа на длъжностното лице в библиотеката и на главния счетоводител на Министерството на отбраната.
(2) Преписването на инвентарните книги и повторното поставяне на инвентарен номер на библиотечните документи е забранено.


Чл. 11. Инвентаризацията на библиотечните фондове се извършва по ред и начин, определени със заповед на главния секретар съгласно разпоредбите на Закона за счетоводството.
 
Чл. 12.
(1) Библиотечни документи се отчисляват по следните причини:
1. остарели по съдържание;
2. многоекземплярни;
3. повредени до степен, която ги прави негодни за използване;
4. невърнати от читатели или липсващи след изтичане на давностния срок за реализиране на съответната отговорност.
(2) Не могат да бъдат отчислявани като остарели по съдържание документи, които се съхраняват по силата на своите научни или архивни функции, значими произведения в областта на научната и художествената литература и библиотечни документи, притежаващи призната културно-историческа стойност, старопечатни, редки и ценни издания, ръкописи.

Чл. 13.
(1) Библиотечните документи се отчисляват след приключването на инвентаризацията от комисия, назначена със заповед на главния секретар по предложение на директора на дирекция "Административно и информационно обслужване" на Министерството на отбраната. Комисията включва представители на дирекция "Административно и информационно обслужване".
(2) В случаите по чл. 12, ал. 1 комисията съставя протокол, в който се вписват общият брой и общата стойност на подлежащите на отчисляване библиотечни документи, както и основанието за отчисляването им. Към протокола се прилага списък на отчислените библиотечни документи, в който за всеки от тях се посочват автор, заглавие, том, година на издаване, инвентарен номер и цена на придобиване.
(3) Протоколът за отчисляването се съставя в два екземпляра (по един за дирекция "Финансово-стопански дейности" и за библиотеката) и се утвърждава от главния секретар на Министерството на отбраната.
(4) След утвърждаване на протокола от длъжностното лице по ал. 3 отчислените библиотечни документи се предават на вторични суровини. Получените от Министерството на отбраната средства се осчетоводяват по съответния ред.
(5) Данните за отчислените библиотечни документи се отбелязват в инвентарната книга.

 
Чл. 14.
(1) Отношенията между правоимащите лица по чл. 2, ал. 2 и 3 и длъжностното лице в библиотеката се уреждат съгласно разпоредбите на Закона за задълженията и договорите, доколкото в този раздел не е посочено друго.
(2) Когато длъжностното лице в библиотеката предостави библиотечен документ на правоимащо лице (заемател) и то го получи със задължение да го върне, между двете страни възниква договор - заем за послужване, по смисъла на Закона за задълженията и договорите.
(3) Сключването на договора се установява с читателски картон или заемна бележка. Наличието му не е условие за действителност на договора. Читателският картон или заемната бележка съдържа следните данни: име, бащино име, фамилия, адрес, дата и местоиздаване на паспорта, единен граждански номер, автор, заглавие и инвентарен номер на заетия библиотечен документ, дата на връщане на документа, подпис на правоимащото лице при получаването и подпис на библиотекаря при връщането на документа.
(4) Предметът на заема за послужване се състои от не повече от шест библиотечни документа.
(5) Срокът на заемането на библиотечните документи за послужване е два месеца. Срокът може да бъде подновяван по реда на ал. 2.
(6) При невръщане на документа в срока по ал. 4 на заемателя се изпраща покана за доброволно връщане в срок 30 дни.
(7) Писменото предупреждение по ал. 1 се изпраща от длъжностното лице в библиотеката до заемателя не по-късно от 7 дни от деня, в който заемателят е изпаднал в забава.
(8) В случай че заемателят не върне заетите библиотечни документи, същите се считат за отчислени по смисъла на чл. 12, ал. 1, т. 4. В този случай лицето дължи придобивната стойност на документа в двоен размер. При доброволно неизпълнение на посоченото задължение сумите следва да бъдат събрани по съдебен ред по реда на Гражданския процесуален кодекс. Тази санкция не се прилага, когато читателят замени изгубения или повреден документ с идентичен в библиографско отношение документ, с друго издание на същото заглавие или с признат от библиотеката за равностоен по съдържание и цена документ.

Чл. 15. Платените финансови средства по чл. 14 постъпват по бюджета на Министерството на отбраната. Копие от документа за извършеното плащане се представя на длъжностното лице в библиотеката.

Чл. 16. Всеки правоимащ е длъжен:
1. да се грижи за запазване на заетите библиотечни документи;
2. да ги върне в определения срок и със същото качество.

Чл. 17. Правоимащите лица по чл. 2 ползват само в библиотеката:
1. скъпи и ценни библиотечни документи (ръкописи, едноекзмплярни, редки публикации, справочни и периодични издания с научна стойност и др.);
2. библиотечни документи, получени по междубиблиотечно заемане.


Чл. 18. Инструкцията се поставя на видно място в библиотеката на Министерството на отбраната на вниманието на правоимащите лица по чл. 2, ал. 2 и 3.

Чл. 19.
(1) Длъжностното лице в библиотеката на Министерството на отбраната носи имуществена отговорност съгласно Закона за държавната финансова инспекция.
(2) Длъжностното лице в библиотеката на Министерството на отбраната изпълнява задълженията си, посочени в длъжностната му характеристика и тази инструкция във връзка с опазване на библиотечните документи, регистрирани в библиотеката на Министерството на отбраната.

Чл. 20.
(1) Длъжностното лице в библиотеката предоставя за ползване библиотечните документи, като ги предава на правоимащите лица само срещу техен подпис в читателския картон или заемната бележка.
(2) При връщане на библиотечния документ в библиотеката длъжностното лице се подписва в читателския картон.

Чл. 21. В случай на нерегламентиран достъп или при наличие на данни за извършено престъпление (кражба, палеж и др.) длъжностното лице от библиотеката незабавно уведомява органите на Служба "Военна полиция".

Чл. 22. Длъжностното лице в библиотеката отговаря за:
1. пълното и точното попълване, датиране и подписване на читателския картон или заемната бележка;
2. проверката на състоянието на библиотечните документи при предаването и приемането им от и на правоимащите лица.

Чл. 23. Длъжностното лице носи пълна имуществена отговорност за вредите, установени при материална проверка на библиотеката, съгласно чл. 21 и сл. от Закона за държавната финансова инспекция.

Чл. 24. Длъжностното лице носи дисциплинарна отговорност за неизпълнение на задълженията си по тази инструкция.

Чл. 25.
(1) До 10 % от липсите, установени от компетентните длъжностни лица по чл. 22, се признават за естествени загуби, настъпили вследствие специфичните особености при стопанисването на библиотечните документи.
(2) За естествените загуби, посочени в ал. 1, длъжностното лице не носи имуществена отговорност.


§ 1. По смисъла на тази инструкция "библиотечни документи" са: книги, периодични издания, графични картографски и нотни издания; авторски свидетелства; патенти; стандарти; фирмена литература; служебни издания; непубликувани материали; грамофонни плочи; магнетофонни ленти и касети; видеоленти и касети; фотоснимки; копия; микрокопия; диафилми и диапозитиви; филми; ръкописи, архивни материали; игри, дискове и компактдискове и др., които постъпват в библиотеката чрез покупка, обмен или дарение и са необходими за изпълнението на функциите на администрацията на Министерството на отбраната и на Въоръжените сили.


§ 2. Инструкцията се издава на основание чл. 14, ал. 2 от Закона за държавната собственост и чл. 35, ал. 1, т. 26 от Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България.

§ 3. Изпълнението на инструкцията се възлага на директора на дирекция "Административно и информационно обслужване" в Министерството на отбраната, а контролът по изпълнението - на главния секретар на Министерството на отбраната.