Националният одиторски стандарт № 7 има за цел да установи единни правила за използване на изложенията, получавани от ръководството на предприятието клиент, както и да даде примерна форма на представително писмо от ръководството.
1. Определения:
ръководство - включват се управляващите съдружници, управителите, изпълнителните директори и други членове на управлението, които носят отговорност за изготвянето на счетоводните отчети;
представително писмо от ръководството - писмено изложение от съответното ръководство до дипломирания експерт-счетоводител, в което то потвърждава определени свои отговорности относно изготвянето и представянето на счетоводните отчети.
2. Дипломираният експерт-счетоводител трябва да получи достатъчно доказателства, че ръководството на предприятието клиент разбира и признава своята отговорност относно изготвянето и представянето на счетоводните отчети.
3. По време на извършване на одита се налага ръководството да прави редица изложения до дипломирания експерт-счетоводител. Най-често те са в резултат на предварително зададени въпроси или пък се отнасят до уточняване на съществуващи проблеми. При всички случаи на получаване на отговори от ръководството, отнасящи се до счетоводните отчети, дипломираният експерт-счетоводител трябва:
да се сдобие с други доказателства по поставените въпроси;
да прецени доколко изложенията от ръководството са достоверни и са в съответствие със събраните от него други доказателства.
4. В случай, че има противоречия между събраните от одитора доказателства и изложенията от ръководството, необходимо е тези противоречия да се изяснят и да се направи преценка относно осведомеността на ръководството и надеждността на информацията, получавана от него.
5. Изложенията от ръководството не могат да заместват доказателствата, получавани в резултат на одиторските тестове и други процедури. Ако по време на одита дипломираният експерт-счетоводител не може да получи определени доказателства освен устните или писмените изложения от ръководството, той следва да прецени доколко в по-нататъшните си преценки може да ги използва като достатъчно надеждни.
6. Дипломираният експерт-счетоводител трябва да разполага с писмени документи относно изложенията, направени от ръководството. Всички съществени изложения от ръководството трябва да бъдат оформени като протоколи от срещи с клиента или по друг подходящ начин.
7. За да се избегнат недоразумения между дипломирания експерт-счетоводител и ръководството, целесъобразно е изложенията да бъдат получавани в писмен вид. Това обикновено може да се постигне по следните два начина:
като отговори на предварително зададени от дипломирания експерт-счетоводител въпроси;
като писмо, в което дипломираният експерт-счетоводител излага своето разбиране и което ръководството следва да потвърди, да внесе корекции или да отхвърли.
8. В края на работната фаза дипломираният експерт-счетоводител трябва да поиска да му бъде представено представително писмо от ръководството. Целта на това писмо е ръководството да декларира своята отговорност по отношение на изготвения счетоводен отчет и по отношение на всички обстоятелства, свързани с възможността на дипломирания експерт-счетоводител да изрази своето становище.
9. Представителното писмо следва да бъде адресирано до дипломирания експерт-счетоводител (одиторската фирма) и да бъде подписано от тези членове на ръководството, които носят пряко отговорността за съставяне и представяне на счетоводните отчети (обикновено от главния счетоводител и изпълнителния директор). Писмото следва да има същата дата, която има и одиторският доклад.
10. Ако ръководството откаже да подпише представителното писмо, дипломираният експерт-счетоводител следва да изготви доклад с резерви относно ограничаване на неговия одит или да откаже заверка, ако счита, че отказът води до съществени ограничения.
11. Съдържанието на представителното писмо от ръководството се определя от редица конкретни обстоятелства при отделните одити. Независимо от това, тъй като значителна част от него се отнася до регламентирани от законите отговорности на ръководството, насърчава се използването на следната примерна схема (текстовете, отнасящи се до конкретния случай, са дадени в курсив):

До .......................................
(име и адрес на дипломирания експерт-счетоводител)
(одиторска фирма)
дата ........

Представително писмо от ръководството
на ......................... (име на дружеството)

Уважаеми г-н ..........................,
Изпращаме Ви настоящото представително писмо във връзка с одита, който извършвате на годишния счетоводен отчет на ............ (име на дружеството) за едногодишния период към 31 декември 199... г., с цел да се изрази мнение дали счетоводният отчет дава вярна и честна картина на финансовото състояние на предприятието и резултатите от неговата дейност в съответствие с националното счетоводно законодателство.
Ние признаваме отговорността си за достоверното представяне на счетоводния отчет в съответствие със законодателството. Потвърждаваме, основавайки се на всичките си знания и убеждения, че:
не е имало нередности, в които да са участвали ръководители или служители, играещи значителна роля в системата за вътрешен контрол, или нередности, които могат да бъдат съществени по отношение на счетоводния отчет;
ние сме Ви предоставили всички счетоводни и други документи, които имат връзка с тях;
всички фактури и други документи, свързани с осъществените сделки, са надлежно осчетоводени и са намерили отражение в счетоводния отчет;
счетоводният отчет не съдържа съществени грешки, включително пропуски;
дружеството се е съобразявало с всички аспекти на договорите, които е сключило и незачитането на които би се отразило съществено върху счетоводния отчет. Не е имало и случаи на несъобразяване с правната уредба, които биха имали съществено влияние върху счетоводния отчет;
следната информация е надлежно отразена, а в случаите, в които е необходимо - добросъвестно оповестена в счетоводния отчет:
а) самоличността, салдата по сметките и сделките със свързани лица;
б) потенциалните загуби от задължения, свързани с продажби или покупки;
в) активите, предоставени като обезпечение;
нямаме планове или намерения, които биха могли да променят съществено стойността или класификацията на активите или пасивите, отразени в счетоводния отчет;
стойността на който и да е стоково-материален запас в счетоводния отчет не надвишава нетната му пазарна стойност;
дружеството притежава задоволителни права върху всички свои активи и не са налице искове или тежести върху имуществото му с изключение на оповестеното съдебно дело в точка ............ от приложение No 15 към годишния счетоводен отчет;
отчели сме, а в случаите, в които е необходимо, сме представили и всички задължения - реални и потенциални, и сме оповестили в приложението към счетоводния отчет всички гаранции, които сме дали на трети лица;
освен описаните в приложението към счетоводния отчет не са настъпили никакви други събития след края на разглеждания период, които да изискват преизчисление или оповестяване в счетоводния отчет или приложението към него;
считаме, че заведеното от нас дело срещу данъчната служба за невъзстановен данъчен кредит по ЗДДС в размер ........................ лв. ще бъде спечелено от нас на насроченото за .................. заседание на окръжния съд, поради което не сме направили допълнителни провизии.
Изпълнителен директор: ...........
Финансов директор: ...............