Трудовият договор се сключва в писмена форма между работника или служителя и работодателя преди постъпването на работа. Работодателят или упълномощено от него лице е длъжен да изпрати уведомление за сключването, изменението и прекратяването на трудовия договор до съответната териториална дирекция на Националната агенция за приходите. Данните, които се съдържат в уведомлението, и редът за неговото изпращане са регламентирани в Наредба № 5 от 29 декември 2002 г. за съдържанието и реда за изпращане на уведомлението по чл. 62, ал. 4 от Кодекса на труда (Наредба  № 5). Работодателят е длъжен преди постъпване на работа на работника или служителя да му предостави екземпляр от сключения трудов договор, подписан от двете страни, и копие от уведомлението по чл. 62, ал. 4 от КТ, заверено от териториалната дирекция на Националната агенция за приходите. Не се допуска до работа работник или служител, на когото не е предоставен екземпляр от сключения трудов договор и копие от направеното уведомление, заверено от ТД на НАП. Връчването се удостоверява с подписа на работника или служителя срещу името му в справката за приетите уведомления. Работникът или служителят е длъжен да постъпи на работа в едноседмичен срок от сключения писмено трудов договор и предоставяне на копието от направеното уведомление, освен ако страните са уговорили друг срок. Ако работникът или служителят не постъпи на работа в този срок, трудовото правоотношение се смята за невъзникнало, освен ако това се дължи на независещи от него причини, за които той е уведомил работодателя до изтичането на срока. В този случай работодателят може да поиска заличаване на вече подаденото уведомление.

Заличаването на вече подадено уведомление се извършва с подаване на ново уведомление, съдържащо нови данни за трудовото правоотношение.

За сключване, изменение или прекратяване на трудовите договори, работодателят изпраща уведомление по образец - Приложение 1 от Наредба № 5.

За промяна на работодателя по чл. 123, ал. 1 КТ, работодателят изпраща уведомление по образец - Приложение 5 от Наредба № 5.

За промяна на правната му форма изпраща уведомление - изпраща се от работодателя, който приема работниците и служителите, когато неговия ЕИК по регистър БУЛСТАТ е различен от този на предишния работодател - Приложение 5 от Наредба № 5.

Уведомленията се изпращат с придружително писмо  - Приложение 2 от Наредба № 5 .

Уведомления по чл. 62, ал. 4 от КТ се подават и когато работодатели са сключили трудови договори по българското законодателство с чужденци. В случай, че тези лица нямат издаден личен номер на чужденец, след попълване от лицето на определен формуляр, в ТД на НАП му се издава служебен номер на чужденец.

Уведомленията се подават:

а/ в компетентната или във всяка една териториална дирекция на НАП

Може да се подават и от упълномощено лице, като няма изискване пълномощното да е нотариално заверено. Уведомлението може да бъде на хартиен носител или на електронен носител. За уведомленията, подавани на електронен носител, се използва само програмен продукт, който е проверен или предоставен от НАП. Програмният продукт се предоставя чрез ТД на НАП или интернет страницата на НАП.Работодателите са задължени да подават уведомленията на електронен носител или чрез Интернет при едновременно изпращане на повече от пет уведомления - приложение.

Уведомленията, които се изпращат чрез подаване в ТД на НАП се изпращат с придружително писмо - Приложение 2 от Наредба № 5, което е в два екземпляра.

б/ чрез интернет с електронен подпис

Работодателят може да подава уведомления чрез интернет, когато има удостоверение за универсален електронен подпис, издаден от доставчик на удостоверителни услуги съгласно Закона за електронния документ и електронния подпис. Може да се подава от лица, притежаващи удостоверение за универсален електронен подпис, издадено от доставчик на удостоверителни услуги. По този начин уведомленията могат да се подават и от изрично упълномощено лице, притежаващо удостоверение за универсален електронен подпис. В този случай в тридневен срок от упълномощаването се представя заявление съгласно Приложение 6 При оттегляне на упълномощаването работодателят подава заявление съгласно Приложение 6 от Наредба № 5 не по-късно от 3 дни преди датата на оттеглянето.

в/ по пощата с препоръчано писмо с обратна разписка

Уведомленията, се изпращат с придружително писмо - Приложение 2 от Наредба № 5 което е в два екземпляра.

Сроковете за подаване -  зависят от факта, подлежащ на съобщаване

а/ При сключване и изменение на договор с оглед длъжност или срок

При сключване на трудовия договор, или при изменение на трудовия договор, с което се променя длъжността и/или срокът на договора или при издаване на постановлението по реда на чл. 405а от Кодекса на труда, Уведомленията се подават в тридневен срок от настъпването на обстоятелството.След като бъде сключен трудовият договор работодателят е длъжен да уведоми ТД на НАП в 3-дневен срок, но работника или служителя може да не започне работа в този срок, а в един по-късен момент, който страните предварително са уговорили в трудовия договор.

б/ При прекратяване на трудов договор - в седмодневен срок от прекратяване на трудовия договор;

При прекратяване на трудовия договор с предизвестие - уведомлението се изпраща в седмодневен срок от изтичането на срока на предизвестието. При неспазване на срока на предизвестието, с изтичането на съответната част от срока на предизвестието, уведомлението се изпраща в седемдневен срок от датата на прекратяването.

При прекратяване без предизвестие - уведомлението за прекратяване на трудовия договор се изпраща в седмодневен срок от датата на връчване на заповедта за прекратяване.

в/ При подаване на уведомление - Приложение 5 от Наредба № 5  /от работодателя, който приема работниците и служителите, когато неговият ЕИК по регистър БУЛСТАТ е различен от този на предишния работодател:

• в десетдневен срок след обнародване в "Държавен вестник" на вписването за сливане, вливане, разделяне, отделяне или промяна на правната форма на търговските дружества;
• след сключване на договора за отдаване на предприятието или на обособена част от него под наем, аренда или концесия;
• в десетдневен срок след фактическата промяна на работодателя за случаите извън  посочените;

Копие от заверени уведомления при изменение или прекратяване на трудовия договор не се връчват.

Когато трудов договор, сключен за определен срок се превръща в договор за неопределено време, без да е сключено допълнително споразумение, уведомление не се изпраща.

Когато трудов договор е сключен на основание чл. 70 във връзка с чл. 67, ал. 1, т. 1 и чл. 68, ал. 1, т. 1 от КТ след изтичане на срока за изпитване, ако трудовият договор не е прекратен не се изпраща ново уведомление.

Когато срокът и/или длъжността на трудовия договор не се променят с допълнително споразумение уведомление не се изпраща.

При трудоустрояване на работници и служители с болничен лист или експертно решение, уведомление се подава само при изменение на срока и/или длъжността по трудовия договор с допълнително споразумение.

Уведомлението - Приложение 1 от Наредба № 5 съдържа данните, посочени в чл. 5 и чл. 6, ал. 1 и 2 от Наредбата.

Уведомлението  - Приложение 5 от Наредба № 5 съдържа данните по чл. 5а и чл. 6, ал. 3 от Наредбата.

Когато се подава уведомление за сключено допълнително споразумение към даден договор, се попълва датата на сключване на допълнителното споразумение. Основното трудово възнаграждение се попълва само в уведомление за сключен нов трудов договор.

Когато е сключен срочен трудов договор, но не може да бъде определен точно срокът на договора, тази точка от уведомлението не се попълва. Следва да се посочи и  код по Националната класификация на професиите и длъжностите, към която се отнася длъжността на лицето при подаване на уведомлението. За определяне на кода на професията, към която се отнася длъжността на лицето, се използва Национална класификация на професиите и длъжностите, утвърдена със заповед № 742 от 27.12.2005 г. на Министъра на труда и социалната политика. В нея е определена структурата на заетите по професии. Длъжността конкретизира вида и съдържанието на трудовата дейност на лицето. Когато длъжността комбинира различни задължения, които са характерни за повече от една група професии, тя се класифицира към:

• единичната група професии, която заема най-голям относителен дял от времето за изпълнение на задачите;
• професията с най-голяма степен на квалификация;
• професиите, чиито задължения са свързани с етапа на производството
• при липса на достатъчно информация се класифицира към "други...., некласифицирани другаде"

За определяне на икономическата дейност, в която е заето лицето се използва Национална класификация на икономическите дейности /НКИД/ 2003 г. В уведомленията се записва четирицифрения код на икономическата дейност в която е заето лицето по тази класификация.

Когато работодателят извършва само една икономическа дейност в уведомленията на всички наети лица се записва наименованието и кода на икономическата дейност към която се е определил работодателят. Ако работодателят извършва повече от една икономическа дейност, за всяко от наетите лица се записва наименованието и кода на икономическата дейност, в която е заето всяко лице. За наетите лица, в управлението и в спомагателните дейности се попълва служебен код "0000".

При изпращане на уведомление се прилага придружително писмо в два екземпляра. За подадените по Интернет придружителното писмо е едно. Придружителните писма се завеждат в електронен дневник. След въвеждане на данните от придружителното писмо длъжностното лице попълва частта "Информация, попълвана от служител в ТД на НАП" и го заверява с подпис и печат. Единият екземпляр на придружителното писмо се връчва на лицето, което подава уведомлението, или се изпраща по пощата с обратна разписка.

На работодателя, изпратил уведомленията, се издава "Справка за приети и отхвърлени уведомления по чл. 62, ал. 4 от КТ с придружително писмо №..." - Приложение 3 от Наредба № 5, която съдържа списък на заверените уведомления и списък на неприетите уведомления. Справката се заверява с подпис и печат от длъжностното лице, приело уведомлението и придружителното писмо.

Работодателят трябва да съхранява справките за изпратените уведомления за сключени, изменени или прекратени трудови договори и да ги предоставя на контролните органи на Изпълнителна агенция "Главна инспекция по труда" и на Националната агенция по приходите при поискване.

Уведомленията, които не са били приети, поради грешка трябва да бъдат поправени и изпратени в тридневен срок от датата на връчването или на получаване на справката.

Коригиране на данни чрез подаване на ново уведомление се извършва, когато:

• контролен орган на ИА "Главна инспекция по труда" или орган по приходите на НАП при проверка констатират несъответствие между данните в завереното уведомление и условията по трудовия договор. Работодателят е длъжен да коригира данните, като изпрати ново уведомление в седмодневен срок от установяване на несъответствието;
• по инициатива на работодателя;

Заличаване на данни чрез подаване на ново уведомление се извършва, когато:

• работникът или служителят не постъпи на работа в уговорения срок и съгласно чл. 63, ал. 3 от КТ трудовото правоотношение се смята за невъзникнало;
• уволнен работник или служител бъде възстановен на работа при отмяна на заповедта за уволнението. В този случай уведомлението се изпраща в тридневен срок от заемането на длъжността.

Съгласно чл. 414, ал. 3 от КТ работодател, който наруши разпоредбите на чл. 62, ал. 1 или 3 и чл. 63, ал. 1 или 2, се наказва с имуществена санкция или глоба в размер 15 000 лв., а виновното длъжностно лице - с глоба в размер 10 000 лв., за всяко отделно нарушение. Контролът по спазване на разпоредбите по регистрация на трудовите договори се осъществява от контролните органи на ИА"Главна инспекция по труда" и НАП.