Споразумение за съвместно финансиране на Постоянния секретариат на Междуправителствената комисия ТРАСЕКА (ПС на МПК ТРАСЕКА) между правителствата на страните по Основната многостранна спогодба за международен транспорт за развитието на коридора Европа - Кавказ – Азия

Правителствата на страните, наричани по-нататък "страни", по Основната многостранна спогодба за международен транспорт за развитието на коридора Европа - Кавказ – Азия, подписана в Баку на 8 септември 1998 г., наричана по-нататък "Основна спогодба",
предвид необходимостта да се осигури самостоятелност на финансирането на ПС на МПК ТРАСЕКА, както и на организирането на заседанията на МПК ТРАСЕКА и нейните работни групи, създадени в съответствие с разпоредбите на Основната спогодба,
на основание разпоредбите на чл.9, ал. 3 от Основната спогодба,
се договориха да сключат това споразумение, наричано по-нататък "споразумение за финансиране".

Член 1
Общи разпоредби

1. Разпоредбите на това споразумение за финансиране регламентират съвместното финансиране на дейността на Постоянния секретариат на Междуправителствената комисия ТРАСЕКА (ПС на МПК ТРАСЕКА).
2. Годишният бюджет за всяка следваща година се утвърждава с решение на МПК ТРАСЕКА на годишното си заседание. Даденото решение има задължителен характер за всички страни по споразумението.
3. Финансовата година започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
4. Вноските на страните и съответният счетоводен отчет в рамките на ПС на МПК ТРАСЕКА се превеждат/изчисляват в евро, ако друго не е предвидено със съответно решение на МПК ТРАСЕКА.

Член 2
Принципи на съвместното финансиране

1. Финансовите средства на годишния бюджет се осигуряват от паричните вноски, изплащани от страните по споразумението, както и от средства, постъпили от други източници.
2. Годишните вноски на страните са равни.
3. Размерът на годишния бюджет, съответно вноските на страните, се определят на база:
a) разходи, предвидени за следващата финансова година;
б) очаквани доходи (постъпления) през следващата финансова година;
в) остатък в бюджета (в баланса) от предишната финансова година;
г) други постъпления.

Член 3
Структура на годишния бюджет

1. Приходната част на годишния бюджет на ПС на МПК ТРАСЕКА включва:
a) вноските на страните за текущата финансова година;
б) остатъка от сумата в бюджета (баланса) на предходната година;
в) доходите от лихви по банкови депозити, разликите във валутните курсове;
г) даренията от спонсори и организации;
д) други постъпления.
2. Разходната част на годишния бюджет включва:
a) плащания на ръководството и сътрудниците/служителите на ПС на МПК ТРАСЕКА: всички разходи, свързани с редовното изплащане на работни заплати, медицински застраховки, разходи за издръжка, жилищни разходи на ръководството на ПС, на сътрудниците/служителите на ПС и на националните секретари;
б) офис разходи: всички разходи, свързани с дейността на Главния офис на ПС на МПК ТРАСЕКА в Баку и на неговите постоянни представителства в страните по Основната спогодба, включително заплащане за телефонни услуги, командировъчни разходи, поддръжка на автомобилите, поддръжка на уебсайта ТРАСЕКА, на бази данни, разходи, свързани с разпространение на материали, отпечатване, публикации, канцеларски принадлежности;
в) реинвестиране: всички разходи, свързани с доставка на ново оборудване, необходимо за дейността на Главния офис на ПС на МПК ТРАСЕКА и на неговите постоянни представителства, включително програмното и техническото осигуряване (софтуер), офис оборудването, автомобилите, ремонта/обновяването на помещенията;
г) заседания на МПК и работните групи: всички разходи, свързани с организацията и провеждането на мероприятията на ТРАСЕКА, включващи транспортните разходи, квартирните разходи, разходите за храна, подготовката и разпространението на документите, местен транспорт;
д) други разходи: разходи, свързани с обслужването на банковите сметки, разликите във валутните курсове, всякакви други разходи, непосочени в този списък.

Член 4
Превеждане на вноските

1. Страните са длъжни да преведат по сметката на ПС на МПК ТРАСЕКА, чийто Главен офис (седалище) се намира в Баку, Азербайджанска република, своите членски вноски за следващата финансова година до 31 декември на текущата година, но не по-късно от 31 март следващата година.
2. В случай на неспазване разпоредбите на ал. 1 на този член МПК ТРАСЕКА на основание чл.8 и 12 на Основната спогодба изработва съответни решения.

Член 5
Бюджетна процедура

1. Проектобюджетът се изработва от Постоянния секретариат. Към проектобюджета се прилага обяснителна записка, която съдържа анализ на приходите и разходите за изминалия период и причините за промените в проектобюджета по отделните пера в сравнение с данните за отчетния период.
2. Проектобюджетът и обяснителната записка се изпращат до страните не по-късно от 3 месеца преди откриването на поредното заседание на МПК ТРАСЕКА.
3. Националните секретари на ПС на МПК ТРАСЕКА изпращат до ПС на МПК ТРАСЕКА бележките на страните по проектобюджета на МПК ТРАСЕКА не по-късно от 2 месеца преди откриването на поредното заседание на МПК ТРАСЕКА.
4. Бележките на страните се прилагат към обяснителната записка и се изпращат на страните 2 седмици преди провеждането на заседанието на ПС на МПК ТРАСЕКА.
5. Проектобюджетът, обяснителната записка към него и бележките на страните се разглеждат на заседанието на ПС на МПК ТРАСЕКА.
6. Съгласуваният в съответствие с ал. 2 - 4 на този член проектобюджет се свежда до знанието на страните не по-късно от 3 седмици преди откриването на поредното заседание на МПК ТРАСЕКА.
7. Генералният секретар на ПС на МПК ТРАСЕКА внася проектобюджета за утвърждаване от МПК ТРАСЕКА.
8. Преди утвърждаването на бюджета разходите се правят, изхождайки от необходимостта да се осигури нормалното функциониране на ПС на МПК ТРАСЕКА, като се вземат предвид разходите през аналогичния период на изтеклата бюджетна година.
9. При изразходване на сумите, утвърдени по определено перо в бюджета, Генералният секретар на ПС на МПК ТРАСЕКА има право при необходимост да разреши разходването на средства в рамките на 20% от даденото перо в бюджета за сметка на икономии, реализирани по други пера.
10. Генералният секретар на ПС на МПК ТРАСЕКА носи отговорност за управлението на бюджета в съответствие с разпоредбите на това споразумение за финансиране и въз основа на решенията на МПК относно работната програма и годишния бюджет.
11. Генералният секретар на ПС на МПК ТРАСЕКА представя на всяко годишно заседание на МПК ТРАСЕКА финансов отчет за изпълнението на бюджета за изминалата година. Финансовият отчет се приема с решение на МПК ТРАСЕКА.
12. На своето годишно заседание МПК ТРАСЕКА определя одиторска група за осъществяване на контрол по изпълнението на бюджета. В групата влизат трима експерт-счетоводители от различни страни, от които никоя не е председателстваща. Съставът на одиторската група се утвърждава с решение на МПК ТРАСЕКА.
13. Одиторската група има право на свободен достъп до всички книги за финансова отчетност и до други документи. ПС на МПК ТРАСЕКА е длъжен да оказва съдействие при извършване на финансовия контрол, както и да предоставя всички изисквани документи по въпросите, свързани с проверката.
14. Резултатите от одита се оформят като одиторски отчет, който съдържа изводите на експертите и техните препоръки за подобряване на финансовата дейност на ПС на МПК ТРАСЕКА. Даденият одиторски отчет задължително трябва да бъде подписан от всички членове на одиторската група. Генералният секретар на ПС на МПК ТРАСЕКА има право да се запознае с одиторския отчет и да представи в писмен вид своите бележки към него. Одиторският отчет и писмените бележки на Генералния секретар се предлагат за обсъждане на заседанията на МПК ТРАСЕКА.
15. Преди внасянето за обсъждане на заседанието на МПК ТРАСЕКА финансовият отчет за изпълнението на бюджета и одиторският отчет се разглеждат на заседание на ПС на МПК ТРАСЕКА, посочено в ал. 5 на този член.

Член 6
Финансови документи и операции

1. Финансовите операции, воденето на финансови документи и отчетност се правят въз основа на националното законодателство на страната, където се намира Главният офис (седалището) на ПС на МПК ТРАСЕКА, и в съответствие с документите и решенията на МПК ТРАСЕКА.
2. Всички документи, които съдържат финансови задължения, в това число сметки и други банкови документи, трябва да бъдат подписани от Генералния секретар на ПС на МПК ТРАСЕКА.
3. Използваните във всекидневната работа на ПС финансови документи (книги за разходите и приходите, ордери, формуляри, касови чекове и др.) трябва да се съхраняват по надлежния начин в продължение на 10 години с цел осигуряване на финансова отчетност.

Член 7
Внасяне на изменения и допълнения

1. При съгласието на страните в това споразумение за финансиране могат да бъдат внасяни изменения и допълнения, които се оформят като протокол, който е неразделна част от споразумението за финансиране.
2. Влизането в сила на протокола за изменения и допълнения се извършва по същия ред, по който се извършва влизането в сила на споразумението за финансиране.

Член 8
Депозитар

1. Депозитар на това споразумение за финансиране е Азербайджанската република, която ще изпрати на страните, подписали споразумението, заверени копия на същото.
2. Депозитарят информира страните за присъединяване на други държави към споразумението за финансиране и за прекратяване на действието на споразумението за финансиране по отношение на която и да е страна.

Член 9
Влизане в сила и срок на действие

1. Споразумението за финансиране влиза в сила 30 дни след изпращане до депозитаря, посочен в чл.8, на четвъртия документ за неговата ратификация или неговото приемане (утвърждаване).
2. Ако това споразумение за финансиране не влезе в сила до 1 януари 2006 г., до неговото влизане в сила то подлежи на временно прилагане.
3. Временното прилагане на това споразумение за финансиране се прекратява при влизането му в сила.
4. Споразумението за финансиране е открито за присъединяване за страните по Основната спогодба.
5. Документите за присъединяване се предават на съхранение на депозитаря, посочен в чл.8 на споразумението за финансиране.
6. За всяка страна, която го ратифицира, приеме (утвърди) или се присъедини към споразумението за финансиране след предаване на депозитаря на четвъртия документ за неговата ратификация или неговото приемане (утвърждаване), споразумението влиза в сила 30 дни след предаването на депозитаря на своя документ за неговата ратификация, неговото приемане (утвърждаване) или присъединяване.
7. Това споразумение за финансиране е действително за срока на действие на Основната спогодба.

Подписано в Баку, Азербайджанска република, на 21 април 2005 г. в един оригинален екземпляр на английски и руски език, при което двата текста са еднакво автентични. За правителството на Република България споразумението за финансиране е подписано от Анелия Крушкова - заместник-министър на транспорта и съобщенията.