ДО
НЕЙНО ПРЕВЪЗХОДИТЕЛСТВО
ХРИСТИНА ХРИСТОВА,
МИНИСТЪР НА ТРУДА
И СОЦИАЛНАТА ПОЛИТИКА,
МИНИСТЕРСТВО НА ТРУДА
И СОЦИАЛНАТА ПОЛИТИКА
СОФИЯ 1000,
РЕПУБЛИКА БЪЛГАРИЯ
Относно: Безвъзмездно финансиране от Японския фонд за социално развитие за изграждане на капацитет за управление на социални услуги за деца - Дарение № TF054221
Уважаема госпожо,
Пиша Ви от името на Международната банка за възстановяване и развитие (банката), за да Ви информирам относно съгласието на банката в качеството й на администратор на средствата за безвъзмездна помощ, осигурени от Япония по линия на Японския фонд за социално развитие на Република България (получател) да бъде предоставено дарение в размер, ненадвишаващ петстотин четиридесет и три хиляди щатски долара (543 000 щ.д.) (дарение).
Дарението се предоставя в отговор на молбата на получателя за финансова подкрепа за проекта, описан в алинея 1.2 на анекса към това писмо-споразумение (проект), и при условията и сроковете, регламентирани в гореспоменатия анекс. С потвърждаването на съгласието си по-долу получателят удостоверява, че е упълномощен да договаря и тегли суми от дарението за гореспоменатия проект и при гореспоменатите срокове и условия.
Моля да имате предвид, че следваната от банката политика изисква да се осигури публичност на това писмо-споразумение и на цялата свързана с него информация, след като то влезе в сила и получателят даде своето съгласие за такова оповестяване. Полагайки подписа си като страна под това писмо-споразумение, получателят потвърждава съгласието си то да бъде оповестено.
Моля да потвърдите Вашето съгласие с гореизложеното от името на получателя, като подпишете, поставите дата и ни изпратите обратно единия приложен екземпляр на това писмо-споразумение. След като банката получи подписания от Вас екземпляр на това писмо-споразумение, последното ще влезе в сила считано от датата, на която е положен Вашият подпис като страна по него.
30 март 2005 г.
|
Искрено Ваш, Международна банка за възстановяване и развитие: Оскар де Брун Копс, постоянен представител на Световна банка, София |
Заявено съгласие: от |
АНЕКС
Цели, срокове и условия на дарението
1.1. Проектът има за цел да улесни развитието на технически експертен потенциал на общинско равнище за оценяване на нуждите, определяне, разработване, договаряне, предоставяне, управление и координиране на базирани в общността интегрирани социални услуги за нуждаещи се деца и семейства във връзка с финансирания от банката Проект "Реформа за повишаване благосъстоянието на децата в България".
1.2. Проектът се състои от следните части, всяка от които обхваща следните дейности:
Част A: Техническа помощ (ТП) за изграждане на капацитет за управление на социални услуги за деца
Консултантските услуги ще бъдат подбрани така, че да осигурят техническа помощ на местно ниво в десетте пилотни общини, насочена към изграждане на капацитет за оценяване на социалните нужди и определяне на приоритети, разработване на услуги, процедури за подбор и сключване на договори, прилагане на стандарти за качество на услугите, роли и отговорности на различните действащи лица в областта на социалното подпомагане, управление и мониторинг на социалните услуги и управление на промяната. ТП и обучението ще бъдат предоставени на работещите в дирекциите и отделите за социални услуги в пилотните общини и на доставчиците на такива услуги (по предварителна оценка разходите ще бъдат на стойност 432 000 щ.д.).
Част Б: Управление и мониторинг
Управление на проекта и провеждане на мониторинг и оценка, включително проучвания за въздействието и одити (по предварителна оценка разходите ще бъдат на стойност 111 000 щ.д.).
2. Изпълнение - общи положения.
2.1. Получателят чрез своето Министерството на труда и социалната политика (МТСП):
(a) изпълнява проекта с надлежното усърдие и ефективност;
(б) осигурява своевременно необходимите за тази цел финансови средства, материална база, услуги и други ресурси;
(в) предоставя цялата информация относно проекта и ползването на средствата от дарението, поискана по преценка на банката;
(г) обменя периодично мнения с представителите на банката относно напредъка и резултатите от проекта;
(д) предприема всички необходими мерки, така че банката да може да провежда посещения на територията на Република България за цели, свързани с дарението; и
(е) следи всички стоки и услуги, финансирани със средства от дарението, да се използват единствено и само за целите на проекта. Без с това да се ограничава смисълът на дотук изложеното, и при положение, че банката поиска това, получателят изготвя и представя на банката непосредствено след приключване на проекта в удовлетворяващ банката вид и съдържание доклад относно резултатите и въздействието на проекта.
2.2. Без с това да се ограничава смисълът на разпоредбите в предходната алинея 2.1, получателят изпълнява проекта чрез Звеното за управление (ЗУП) на Проект "Реформа за повишаване благосъстоянието на децата в България" с участието на общините и следи изпълнението на дейностите по проекта да става по начина, определен в графика към този анекс.
3. Възлагане на поръчки.
3.1. Освен в случаите, когато банката е дала своето съгласие за друго, възлагането на поръчки за услугите, които са необходими за изпълнението на проекта и които подлежат на финансиране със средствата от дарението, е предмет на разпоредбите на приложение I към този анекс.
4. Теглене на средства от дарението.
4.1. Сумата на дарението се кредитира по сметка, която банката открива в своите счетоводни книги на името на получателя (сметка на дарението), като от този момент нататък тази сума може да бъде теглена оттам от получателя в съответствие с разпоредбите на този раздел 4 за разходи на базата на разумни цени на стоките и услугите, необходими за проекта и подлежащи на финансиране със средства от дарението.
4.2. Таблицата по-долу регламентира категориите разходни пера, подлежащи на финансиране със средствата от дарението, разпределението на сумите от дарението към всяка категория и процента на разходите за съответните разходни пера, които подлежат на финансиране във всяка категория:
| Категория | Разпределение на сумите от дарението (в щатски долари) | Процент от разходите, подлежащи на финансиране |
| (1) Консултантски услуги и одити | 423,000 | 100 % |
| (2) Обучение | 120,000 | 100% |
| Общо: | 543,000 | |
За целите на тази алинея "обучение" означава разходите във връзка с изпълнението на дейности за обучение по проекта, включително разходи за пътни и дневни на обучаващите се, пътувания с цел обучение, преводи, семинари, наем на материална база и оборудване и учебни материали.
4.3. Независимо от разпоредбите на предходната алинея 4.2:
(a) не се допуска извършването на тегления от сметката на дарението:
(i) за плащания, извършени за разходи преди датата, на която това писмо-споразумение е подписано от банката; или
(ii) с цел каквито и да било плащания към физически или юридически лица или за внос на стоки при положение, че такива плащания или внос, по сведения на банката, са забранени с решение на Съвета за сигурност на Обединените нации, взето съгласно Глава VII от Устава на Организацията на обединените нации;
(б) не се допуска извършването на тегления от сметката на дарението след изтичане на две години от датата, на която това писмо-споразумение е подписано от банката, или по-късна дата, определена от банката с уведомление до получателя (крайна дата); тегления след крайната дата могат да се извършват, но за разходи, възникнали преди крайната дата, при положение че съответното искане за теглене е получено от банката не по-късно от четири месеца след крайната дата, като след изтичането на този срок всяка сума от дарението, която е останала неизтеглена от сметката на дарението, се анулира; и
(в) ако по преценка на банката сумата от дарението, разпределена към някоя от категориите в таблицата по предходната алинея 4.2, няма да е достатъчна за финансиране на разходите в тази категория, банката може, след като уведоми писмено получателя, да пренасочи към тази категория такава сума от дарението, която първоначално е била разпределена към друга категория, в която по преценка на банката няма да е необходимо да се покриват други разходи.
4.4. Когато получателят желае да тегли каквато и да било сума от сметката на дарението, той представя на банката писмено искане за теглене на съответната сума в определен от банката вид. Исканията за теглене на суми следва да:
(a) са подписани от името на получателя от министъра на финансите или друго лице, надлежно упълномощено от него в писмен вид, и
(б) да се придружават от доказателства в подкрепа на искането, определени по преценка на банката. Първото искане за теглене на суми, подписано от упълномощеното за тази цел лице, следва да се съпътства от нотариално заверен спесимен от неговия подпис. Всяко искане за теглене на суми от дарението, както и съпътстващите го доказателства трябва да са във вид и съдържание, достатъчно удовлетворителни за банката, че да удостоверят правомощията на получателя да изтегли съответната сума от сметката на дарението, и че тази сума ще се използва за изпълнението на проекта. Банката изплаща сумите, изтеглени от получателя от сметката на дарението, единствено на самия получател или по негово нареждане.
4.5. Банката може да изиска тегленията от сметката на дарението да се извършват въз основа на оправдателни документи за разходи по договори за:
(a) услуги от консултантски фирми, когато разходите за тях са на стойност, по-малка от равностойността на 100 000 щ.д.;
(б) услуги от индивидуални консултанти, когато разходите за тях са на стойност, по-малка от равностойността на 25 000 щ.д.; и
(в) обучение при условия и срокове, посочени от банката в уведомление до получателя.
4.6. Тегления на средствата от дарението се извършват във валутата на дарението. По искане на получателя и действайки като негов агент, банката закупува с изтеглената от сметката на дарението валута на дарението валути, които са необходими за плащане на разходи, подлежащи на финансиране със средствата от дарението. Когато за целите на това писмо-споразумение е необходимо да се определи стойността на една валута спрямо друга, тази стойност се определя по преценка на банката.
4.7. За да се улесни изпълнението на проекта, получателят може да открие и поддържа специална депозитна сметка в щатски долари (специална сметка) в Българската народна банка при удовлетворителни за банката срокове и условия. Депозирането на суми по специалната сметка, както и плащанията от тази сметка се извършват в съответствие с разпоредбите на приложение II към този анекс.
5. Сметки и одити.
(a) получателят има грижата да поддържа или да следи за поддържането на система за финансово управление, включително документи и сметки, и изготвя финансови отчети в съответствие с последователно прилагани счетоводни стандарти, приемливи за банката, които отразяват адекватно операциите, ресурсите и разходите във връзка с дейностите.
(б) получателят:
(i) подлага споменатите в предходната точка (а) финансови отчети за всяка фискална година (или за друг съгласуван с банката период) на одиторска проверка в съответствие с последователно прилагани счетоводни стандарти, приемливи за банката, извършена от независими одитори, приемливи за банката;
(ii) предоставя на банката веднага щом станат налични, но не по-късно от шест месеца след края на всяка година (или друг съгласуван с банката период):
(A) заверени копия на преминалите одиторска проверка финансови отчети, споменати в предходната точка (а) за съответната година (или друг съгласуван с банката период); и
(Б) становище по финансовите отчети, изготвено от споменатите одитори, в обхват и подробности, удовлетворителни за банката; и
(iii) предоставя на банката друга информация относно документите и сметките, и одита на финансовите отчети, и относно споменатите одитори, поискана от банката по нейна преценка.
(в) За всички разходи, във връзка с които са извършени тегления от сметката на дарението на базата на оправдателни документи за разходи, получателят:
(i) съхранява в течение на най-малко една година, след като банката е получила доклада от одита за или относно фискалната година, през която е извършено последното теглене от сметката на дарението, всички документи (договори, нареждания, фактури, касови бележки, квитанции и други документи), доказващи тези разходи;
(ii) предоставя възможност на представители на банката да проверяват тези документи; и
(iii) следи оправдателните документи за разходи да бъдат включени в одиторската проверка за всяка фискална година или друг съгласуван с банката период, спомената в предходната точка (б).
6. Суспендиране и прекратяване.
6.1. Банката може по всяко време, след като уведоми получателя, да суспендира правото на последния да извършва следващи тегления от сметката на дарението, при условие че е възникнало и продължава действието на някое от следните събития:
(a) получателят не е спазил някое от своите регламентирани с настоящото задължения; или
(б) ако са суспендирани правото на получателя или правото на друго лице, на което банката е отпуснала заем с гаранцията на Република България, да извършва тегления по каквото и да било заемно споразумение с банката или каквото и да било кредитно споразумение за развитие, дарение или споразумение за финансиране с Международната асоциация за развитие.
6.2. Банката може с писмено уведомление до получателя да прекрати правото на получателя да извършва следващи тегления от сметката на дарението:
(a) по всяко време, след като правото на получателя да тегли суми от сметката на дарението е било суспендирано съгласно разпоредбите на предходната алинея 6.1; или
(б) ако получателят не е предприел действия, удовлетворителни за банката, в рамките на шест месеца, считано от датата на влизане в сила на това споразумение, за изпълнение на проекта.
ПРИЛОЖЕНИЕ I
Възлагане на поръчки
Раздел I. Общи положения
Б. Изписаните с главни букви термини, използвани по-нататък в това приложение за описание на конкретни видове методи за възлагане на поръчки или методи за преглед от страна на банката на конкретни видове договори, имат значенията, дадени за тях в Указанията за консултантите.
Раздел II. Конкретни методи за възлагане на поръчки за консултантски услуги
1. Избор на база фиксиран бюджет. Услугите по задания, за които банката счита, че отговарят на изискванията на точка 3.5 от Указанията за консултантите, могат да бъдат осигурявани чрез възлагане по договори, сключени на база фиксиран бюджет в съответствие с разпоредбите на точки 3.1 и 3.5 от Указанията за консултантите.2. Избор на база най-ниска цена. Услугите по задания, за които банката счита, че отговарят на изискванията на точка 3.6 от Указанията за консултантите, могат да бъдат осигурявани чрез възлагане по договори, сключени на база най-ниска цена в съответствие с разпоредбите на точки 3.1 и 3.6 от Указанията за консултантите.
3. Избор на база квалификация на консултанта. Услугите, за които по предварителна оценка разходите ще бъдат на стойност, по-малка от равностойността на 100 000 щ.д. за всеки договор, могат да бъдат осигурявани чрез възлагане по договори, сключени в съответствие с разпоредбите на точки 3.1, 3.7 и 3.8 от Указанията за консултантите.
4. Избор на консултанти без конкурс. Услугите за задачи при обстоятелства, които отговарят на условията на точка 3.10 от Указанията за консултантите за избор без конкурс, могат след предварително съгласие от страна на банката да бъдат осигурявани чрез възлагане в съответствие с разпоредбите на точки 3.9 до 3.13 от Указанията за консултантите.
5. Индивидуални консултанти. Услугите за задачи, които отговарят на условията, регламентирани в първото изречение на точка 5.1 от Указанията за консултантите, могат да бъдат осигурявани чрез възлагане по договори, сключени с индивидуални консултанти в съответствие с разпоредбите на точки 5.2 и 5.3 от Указанията за консултантите. При обстоятелствата, описани в точка 5.4 от Указанията за консултантите, такива договори могат да се възлагат на индивидуални консултанти без конкурс.
Раздел IV. Преглед от страна на банката на решенията за възлагане на поръчки
Освен ако банката не определи друго и не уведоми за това получателя, първият договор за консултантски услуги, предоставяни от фирма, за който по предварителна оценка разходите ще бъдат на стойност, чийто размер е равен или по-голям от равностойността на 100 000 щ.д., подлежи на Предварителен преглед от страна на банката. Освен това протоколът за мотивите, споменат в точка 5 от приложение 1 към Указанията за консултантите, за първия договор за наемане на индивидуален консултант, за който по предварителна оценка разходите ще бъдат на стойност, чийто размер е равен или по-голям от равностойността на 30 000 щ.д., подлежи на предварително одобрение от страна на банката. Всички останали договори подлежат на Последващ преглед от страна на банката.График към анекса
Дарението ще отговори на нуждите от усъвършенстване на капацитета за предоставяне на социални услуги за деца в десетте общини, в които пилотно се изпълнява Проект "Реформа за повишаване благосъстоянието на децата в България" (ПРБДБ/CWRP). Консултантските услуги ще бъдат избрани на конкурсен принцип така, че да осигурят техническа помощ и обучение на местно ниво, през период от 12 месеца в 10 общини, с цел изграждане на капацитет за оценяване на социалните нужди и определяне на приоритети, разработване на услуги, процедури за подбор и сключване на договори, прилагане на стандарти за качество на услугите, роли и отговорности на различните действащи лица в областта на социалното подпомагане, управление и мониторинг на социалните услуги и управление на промяната. ТП и обучението ще бъдат предоставени на работещите в дирекциите и отделите за социални услуги в пилотните общини и на предоставящите такива услуги.Процедурата по сключването на договор с изпълнителя на техническата помощ/обучението ще започне през втория месец след активирането на дарението и ще продължи 4 месеца (2 - 5 месеца от периода на изпълнение на дарението).
Предоставянето на техническа помощ ще започне през шестия месец след активирането на дарението и ще продължи 12 месеца.
Мониторингът и оценката на изпълнението на дарението и на резултатите от него ще бъдат извършени чрез редовни доклади, изготвяни от изпълнителя на ТП/обучението, и чрез посещения за мониторинг от страна на служителите в ЗУП. Ще бъдат проведени две проучвания: едното в началото на периода на дарението, което ще осигури изходна база за оценка, и второто - в края на периода на дарението, което от своя страна ще даде възможност за съпоставка на изходната база с постигнатите резултати.
Благоприятни за дарението ще бъдат и периодичните дейности за мониторинг по линия на проекта за реформа за благосъстояние на децата, изпълнявани от ЗУП и екипа на Световната банка. Мониторингът ще включва годишен одит на дейностите по дарението. Годишният одит на дарението ще се извърши заедно с одита на проекта за реформа за повишаване благосъстоянието на децата.
ПРИЛОЖЕНИЕ II
Специална сметка
(a) понятието "Категории, отговарящи на условията" означава Категории (1) и (2) от таблицата към алинея 4.2 от анекса към това писмо-споразумение;
(б) понятието "разходи, отговарящи на условията" означава разходи на базата на разумни цени на стоките и услугите, необходими за проекта, и подлежащи на финансиране със средствата от дарението, периодично разпределяни към категориите, отговарящи на условията, в съответствие с разпоредбите на алинея 4.2 от анекса към това писмо-споразумение; и
(в) понятието "Разрешена за отпускане сума" означава сумата в размер 54 000 щ.д., подлежаща на изтегляне от сметката на дарението и на депозиране по специалната сметка съгласно алинея 3 (а) на това приложение.
2. Плащания от специалната сметка се извършват изключително само за разходи, отговарящи на условията, в съответствие с разпоредбите на това приложение.
3. След като банката получи удовлетворителни за нея доказателства, че специалната сметка е надлежно открита, тегленията на разрешената за отпускане сума, както и следващи тегления на суми за периодично захранване на специалната сметка се извършват, както следва:
(а) Получателят представя на банката искане или искания за депозиране по специалната сметка на сума или суми, които не надвишават сумарния размер на разрешената за отпускане сума. На базата на това искане или искания банката от името на получателя изтегля от сметката на дарението и депозира по специалната сметка поисканата от получателя сума или суми.
(б) (i) За периодично захранване на специалната сметка получателят представя на банката искания за депозиране на суми по специалната сметка през определени от банката интервали от време.
(ii) Със самото подаване на всяко едно такова искане или преди това получателят представя на банката документите и други доказателства, които се изискват съгласно алинея 4 от това приложение за плащането или плащанията, по отношение на които се иска захранване на сметката. На базата на всяко едно такова искане банката от името на получателя тегли от сметката на дарението и депозира по специалната сметка такава сума, каквато е поискал получателят, и за която е видно от споменатите документи и други доказателства, че е била изплатена от специалната сметка за разходи, отговарящи на условията. Банката тегли всички такива депозити от сметката на дарението според категориите, отговарящи на условията, и в съответните еквивалентни размери, както са обосновани от споменатите документи и други доказателства.
4. За всяко извършено от получателя плащане от специалната сметка последният предоставя на банката в момент, определен в разумни граници от банката, документи и други доказателства, от които е видно, че съответното плащане е направено изключително само за разходи, отговарящи на условията.
5. Независимо от разпоредбите на алинея 3 от това приложение от банката не се изисква да извърши следващи депозирания на суми по специалната сметка:
(a) ако в даден момент банката е определила, че всички следващи тегления следва да бъдат извършвани от получателя директно от сметката на дарението;
(б) ако в срока, определен в алинея 5 (б) (ii) от анекса към това писмо-споразумение, получателят не е представил на банката някой от одиторските доклади, за които има изискване да се представят на банката съгласно споменатата алинея, във връзка с одита на документите и сметките за специалната сметка;
(в) ако в даден момент банката е уведомила получателя за намерението си да суспендира изцяло или отчасти правото на получателя да извършва тегления от сметката на дарението съгласно разпоредбите на алинея 6.1 от анекса към това писмо-споразумение; или
(г) след като цялата неизтеглена сума от дарението стане равна на равностойността на два пъти размера на разрешена за отпускане сума. От този момент нататък тегленията от сметката на дарението на сумата от дарението, която е останала неизтеглена, се извършват по процедура, определена от банката чрез уведомление до получателя. Тези следващи тегления се извършват единствено след като и доколкото банката бъде удовлетворена, че всички суми, оставащи на депозит по специалната сметка към датата на това уведомление, ще бъдат усвоени за извършване на плащания за разходи, отговарящи на условията.
6. (a) Ако банката е определила в даден момент, че някое плащане от специалната сметка:
(i) е направено за разход или в размер, които не отговарят на условията съгласно алинея 2 от това приложение; или
(ii) не е обосновано от доказателствата, представени на банката, получателят незабавно след като бъде уведомен от страна на банката за това:
(A) предоставя допълнителни доказателства, изискани от банката по нейна преценка; или
(Б) депозира по специалната сметка (или възстановява на банката, при поискване от нея) сума, равна на сумата на това плащане или частта от него, което не отговаря на условията или не е обосновано. Освен ако банката не определи друго, по специалната сметка няма да бъдат извършвани никакви следващи депозирания от страна на банката, докато получателят не предостави изискваните доказателства или не извърши депозиране, или съответно не възстанови сумата, според случая.
(б) Ако банката е определила в даден момент, че някоя останала по специалната сметка сума няма да е необходима за покриване на следващи плащания на разходи, отговарящи на условията, получателят незабавно след като бъде уведомен от страна на банката за това, възстановява неизплатената сума на банката.
