Лесно е човек да напише и изпрати имейл.
Успяваме ли обаче винаги, комуникирайки онлайн по работа, да преценим дали току-що създаденото от нас писмо е подходящо, дали е изпратено в правилната форма и дори - дали е адресирано до точния човек? Често се случва в писането на имейли, които по принцип са един от по-неформалните начини на бизнес общуване, да се допускат множество неточности и гафове.
В безплатното онлайн издание "Кратък пътеводител за писането в бизнеса" (The Smart Guide to Business Writing) са посочени някои грешки, които не бива да допускаме, както и няколко полезни съвета, които е добре да следваме, когато пишем бизнес имейли.
Econ.bg ги представя на вашето внимание:
Не използвайте обидни или шеговити изрази
Повечето големи компании имат имейл системи, чрез които проверяват по ключови думи изпратените от вас електронни писма. Ругатните или пък иронично-шеговитите коментари за мениджмънта на компанията, например, винаги биват забелязани. Със сигурност всички постъпили имейли, съдържащи подобни фрази, биха били засечени, така че бъдете предпазливи.
Никога не пишете ядосани
Трудно е човек да завърши който и да е работен ден, без да се ядоса поне веднъж. Да се напише имейл в разярено състояние на духа обаче е лесно. Всеки от нас е имал своите 5 минути, през които, треперейки от нерви и яд, е съчинявал писмо, мислейки си „Сега ще им покажа аз на тях!". Не правете така! Съветът на експертите в този случай е да се успокоите и тогава да напишете това, което мислите, защото иначе ефектът от него може да е доста по-различен от желания от вас.
Не изпращайте копия от имейлите си до всички под слънцето
Някои хора считат, че за да се задържат на гребена на вълната в офиса, е нужно да изпращат имейлите си до колкото се може повече от своите колеги. Може да ви се стори твърде крайно, но не изпращайте писмото си до някого, освен ако той не е пряко свързан с конкретния казус, засегнат в него. В противен случай изтощавате колегите си и опъвате нервите им.
Не фамилиарничете
Пишете и пеете, щé ви се да споделите много неща - очевидно настроението ви е приповдигнато, докато създавате поредния имейл. Да, но реципиентът му днес е "в дупка". В момента, в който вашият колега или бизнес партньор получи писмото ви, той или тя може да има проблеми и да не оцени по достойнство свежестта в думите ви. Бъдете учтив, но не скъсявайте дистанцията твърде много. Това е бизнес имейл, възможно е и други хора, освен конкретния човек, до когото е адресиран, да го прочетат. Няма нужда да пишете надълго и нашироко за семейното си положение или пък за приятната вечер, която сте прекарали снощи с приятели. В работната кореспонденция се придържайте към бизнес темите. Така хората ще ви уважават повече.
Не пишете твърде дълги имейли
Когато сме под пара на работа, няма нищо по-дразнещо от имейл, дълъг 2-3 страници и съдържащ информация, която би могла да бъде резюмирана в 4 параграфа. Допълнителните подробности бихте могли да поставите в прикачени файлове – така всеки, който иска, би могъл да ги прочете. В тялото на писмото представете информация, която би била достатъчна, за да може работата да бъде свършена.
Не пишете твърде къси имейли
Ако обсъждате маркетинг план или стратегия за технологично развитие на компанията, то тогава имейл, състоящ се от един параграф, е възможно да демонстрира незаинтересованост и пренебрежение от ваша страна към конкретния казус. В своите писма ясно акцентирайте върху най-важните факти и осигурявайте достатъчно информация, която да помогне на вашите колеги да си представят картинката в цялостния ѝ вид.
Винаги изисквайте някакво последващо действие от реципиента
Завършвайте имейлите си с това, което очаквате да направи този, който ги чете: "Ще имаме ли оперативка?", "Кога ще се появи следващата част от документацията?", "Ти или аз ще отговорим на запитването" и т.н. По този начин вашият проект ще се развива хармонично и последователно във времето.
Трябва ли да пишете имейл на колегата си, който седи до вас в офиса?
Като се има предвид това, че имейлът е някакво доказателство за документалния поток, който циркулира във фирмата ви, по-скоро отговорът е „да“. Напишете писмо на човека до себе си, но и му се усмихнете, когато разберете, че го е получил.
Задължително подписвайте имейлите си
Във всяко изпратено от вас писмо, отбелязвайте името, позицията, която заемате, телефонните си номера, името на компанията, в която работите, и се подписвайте, ако имате такава възможност. Това е знак на любезност, който ще помогне на всички, с които си пишете, да разбират кой сте и защо изпращате имейла си.
