Чл. 1. С наредбата се определят условията и редът за използването на документите от Националния архивен фонд (НАФ), на техните копия и на научно-справочния апарат към тях.

Чл. 2. Документите се използват при наличието на служебни, научни, краеведски, родословни, правни, образователни, публицистични и други интереси и за защита на правата на гражданите и държавата.

Чл. 3.
(1) Архивите, които съхраняват документи от НАФ, осигуряват достъп до документите и тяхното използване в съответствие с изискванията на Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ) и наредбата.
(2) Документи от НАФ, съдържащи класифицирана информация, се предоставят за използване при условията и по реда на Закона за защита на класифицираната информация (ЗЗКИ).
 
Чл. 4. В съответствие с наредбата архивите разработват правилници за реда и организацията на използването, отчитайки спецификата на архивните фондове и дейността си. Правилниците се утвърждават от съответния ръководител след съгласуване с председателя на Държавна агенция "Архиви".

Чл. 5. Архивите не носят отговорност за начина на интерпретиране и използване от потребителите на информацията, съдържаща се в архивните документи.

Чл. 6. Потребителите носят отговорност по Закона за НАФ при установени административни нарушения на реда за използване на документите, определен в наредбата.


Чл. 7. Не може да бъде ограничаван достъпът до архивни документи, които са били публикувани, създадени за обществена информация или предоставяни свободно за използване преди предаването им в архив.

Чл. 8.
(1) Политически партии, юридически лица с нестопанска цел, търговски дружества и физически лица, които предават документи в архивите чрез дарение, завещание или договор, могат временно да ограничат тяхното използване.
(2) Временното ограничение се отразява в научно-справочния апарат към архивните документи.
(3) Архивните документи може по изключение да бъдат предоставяни за използване през срока на ограничението след писмено съгласие на лицата, предали документите, или на техните правоприемници/наследници.
 
Чл. 9.
(1) Разрешение за използване на архивни документи, които са с временен ограничен достъп по чл. 86, т. 1 - 4 ЗНАФ, се дава от ръководителя на съответния архив при преценка на значимостта на целта на използването.
(2) Искане за разрешение се заявява в писмена форма, като се посочват основанията и целта на използването.
 
Чл. 10. Разрешение за използване на архивни документи с ограничен достъп по чл. 86, т. 6 и 8 ЗНАФ се дава от ръководителя на архива след предоставяне на удостоверения за наследници или пълномощно от тях и по писмено искане от компетентни държавни органи.

Чл. 11. Разрешение или мотивиран отказ по чл. 9 и 10 за предоставяне на архивни документи с ограничен достъп се дава в писмена форма.

 
Чл. 12. Използването на архивните документи се извършва в читалните на архивите.

Чл. 13. Допускът до читалните и вътрешният ред за работа в тях се определят с правилниците по чл. 4.
 
Чл. 14.
(1) Искане за използване на архивни документи се прави чрез подаване на заявление по образец на съответния архив или в свободна форма, когато е по кореспондентски път.
(2) Заявлението задължително съдържа трите имена, ЕГН, адрес и подпис на ползвателя, темата с нейните хронологични граници, целта на използването, исковите данни на документите, датата. Когато е подадено по поща, факс или по електронен път, се посочва и датата на посещението.
(3) За всяка тема и цел на използването се подава отделно заявление за всяка календарна година.

Чл. 15.
(1) При издаване на документ за допуск до читалнята на архива или при подаване на заявлението за използване потребителите представят документ за самоличност.
(2) Потребителите, използващи документи за служебни цели, при поискване от архива представят писмо от изпращащата ги организация.

Чл. 16. Потребителите имат право:
1. да бъдат информирани за реда и организацията на работата в читалнята и за предоставяните услуги;
2. да получават експертни консултации по състава и съдържанието на архивните фондове, научно-справочния апарат и използването на техниката;
3. да използват научно-справочния апарат, създаден в архива;
4. да получават информация за причините за отказ или отсрочка за предоставяне на документи, изготвянето на копия, а също и за сроковете на ограниченията;
5. да обжалват писмено отказ или ограничения за предоставяне на документи и копия в съответствие с установения административен ред;
6. да използват лична справочна литература след разрешение от служителя в читалнята на архива;
7. да използват наличната техника и оборудване в читалните;
8. да използват с разрешение на ръководителя на архива собствени технически средства;
9. да се съпровождат от преводач и придружител при необходимост.

Чл. 17. Потребителите са длъжни:
1. да представят при поискване документ за самоличност или читателска карта;
2. да познават и спазват правилата за работа в читалнята;
3. да попълват точно въведените отчетни форми;
4. да спазват техническите инструкции за работа с предоставената им техника;
5. да пазят от повреда архивните документи и техните копия;
6. да не правят бележки и корекции върху документите и научно-справочния апарат;
7. да не променят вътрешния ред на документите в архивните единици, когато не са подшити;
8. да уведомят служителя в читалнята на архива при установяване промяна на реда, лошо физическо състояние, липси, повреди или други нередности по предоставените им документи;
9. да не изнасят предоставените им архивни документи и научно-справочен апарат извън читалните;
10. да не предоставят архивните документи за ползване на други потребители без разрешението на служителя в читалнята на архива;
11. да пазят тишина, да не използват мобилни телефони и да не пречат на работата на останалите потребители;
12. да оставят на определените за това места вещите, които не са им необходими за изследователската работа.

Чл. 18.
(1) Оригинални документи не се предоставят за използване, ако целта на използването може да бъде постигната чрез преглеждане на техните копия или публикациите им в печатни издания.
(2) Оригинали на уникални, особено ценни документи и на документи в риск не се предоставят.
(3) Документите по ал. 1 и 2 се предоставят за използване с разрешение на ръководителя на архива в изключителни случаи.

Чл. 19.
(1) Архивните документи се предоставят на потребители след попълване на поръчка.
(2) Количеството на архивните документи в една поръчка, срокът за нейното изпълнение и продължителността на използването на предоставените документи се определят с правилника за организацията на използването в съответния архив.


Чл. 20. По искане на физически и юридически лица архивите извършват писмени справки и издават удостоверения, предвидени в закон.

Чл. 21.
(1) Справките по заявена тема или въпрос се изпълняват след подаване на писмено искане.
(2) Искането се отправя до архива, компетентен да реши въпроса.
(3) Когато се установи, че издирваните документи или част от тях се съхраняват в друг архив, той препраща преписката по компетентност и уведомява заявителя за това.

Чл. 22.
(1) В искането задължително се посочват:
1. трите имена и адресът (телефон, факс или адрес на електронна поща, ако разполага с такива) на физическото или юридическото лице;
2. описание на исканата информация;
3. дата и подпис.
(2) Лицето предоставя по своя преценка и други данни, факти и обстоятелства, които биха улеснили издирването на архивните документи и са от значение за пълнотата на исканата справка.
(3) Искането се подава в читалнята или по кореспондентски път (поща, факс, интернет), оповестен от архива като технически възможен.

Чл. 23. Справки се подготвят за архивни документи, за които няма ограничение в достъпа.

Чл. 24. Справки и удостоверения се изготвят и предоставят срещу заплащане на направените разходи съгласно действащите в съответните архиви цени на услугите.

Чл. 25. Архивът може да откаже изготвянето на справка, ако това е свързано с необосновано големи разходи, труд и време.


Чл. 26. Всяко юридическо и физическо лице може да получи копия на архивни документи на хартиен, микрофилмов или цифров носител (ксерокопия, снимки, негативи, позитиви, дигитални копия и др.).

Чл. 27. Репродуцирането се извършва от архивите или от упълномощена от тях служба/фирма.

Чл. 28.
(1) Изработването на копия се извършва след подаване на писмена поръчка за репродуциране на документи и след заплащане.
(2) Поръчката може да бъде подадена чрез попълване на образец в читалнята на архива или в свободна форма по кореспондентски път. Тя задължително съдържа:
1. имената на заявителя;
2. целта на копирането;
3. вида на копието и необходимите технически параметри;
4. пълните искови данни на документа/документите, включително гръб на лист (ако има текст);
5. желание за заверка.
(3) При поръчка на голямо количество копия на документи се прилага списък за тях.

Чл. 29. Редът по организацията на репродуцирането на архивни документи на различните видове носители (образец на поръчка, място на подаване и ред на придвижването й, допустим обем за една поръчка, срокове на изпълнение, заплащане и др.) се определя с правилниците по чл. 4 и съобразно техническите възможности на архива.
 
Чл. 30.
(1) Репродуцирането е възможно, когато:
1. няма ограничение в достъпа до архивните документи и са налице съответните разрешения съгласно раздел III;
2. се отнася за архивни документи, чието физическо състояние позволява репродуциране;
3. техническите възможности на архивите, съхраняващи документите, позволяват това.
(2) Дигитални копия на документи се предоставят с определени от архивите технически параметри. Извън определените параметри копия се предоставят по договореност с архива.
 
Чл. 31. Репродуцирането на цял фонд/фондове, на уникални документи, на документи, за които е необходимо разшиване на архивната единица или реставрация, се извършва само след писмено разрешение от ръководителя на архива за всеки конкретен случай.
 
Чл. 32.
(1) Архивът определя вида на репродуцирането, подходящ от архивна гледна точка за увредените и застрашените при копирането архивни документи.
(2) Когато за документи по ал. 1 архивът има изработено копие и целта на използването е възможно да бъде постигната чрез него, изработването на копие на друг носител може да бъде отказано.

Чл. 33. Копиране на непубликувани описи, каталози, картотеки и други архивни справочници по поръчка на потребителите се извършва с разрешение на ръководителя на архива за всеки конкретен случай.

Чл. 34.
(1) В изключителни случаи и при липса на технически възможности в архивите се допуска репродуциране с технически средства на потребителите.
(2) Репродуциране с технически средства на потребителите (фотоапарати, видеокамери, скенери и др.) се извършва само след разрешение на ръководителя на архива в помещение на архива и под контрола на служител.
(3) Използването на фотоапарат със светкавица и мобилен телефон е строго забранено.

Чл. 35.
(1) Архивите своевременно предоставят информация на потребителите за размера на заплащането, срока за изработване на поръчката, наличието на обстоятелства по чл. 30, 31 и 32 или за други временни обстоятелства.
(2) Цените на видовете копирни услуги се излагат на видно място в архивите.
(3) Архивите информират писмено потребителите за условията по ал. 1, когато заявката е подадена по кореспондентски път.
(4) Потребителят потвърждава приемането на условията по ал. 1 чрез писмено известие, когато заявката е по кореспондентски път, или чрез полагане на подпис върху поръчката.

Чл. 36. Срокът за изработване на копията започва да тече от момента на заплащането на поръчката.

Чл. 37.
(1) Заверени копия на хартиен носител се предоставят само след писмено искане на потребителя, посочено в поръчката за репродуциране.
(2) Заверката се извършва срещу заплащане.
(3) Със заверката се удостоверява верността с оригинала, като се посочват неговите искови данни.
(4) Заверката се извършва с поставянето на щемпел, който освен данните по ал. 3 съдържа дата, подпис на длъжностно лице и печат на архива. Заверката се поставя на гърба на всеки лист, ако документът е повече от една страница.

Чл. 38.
(1) Придобитите копия се използват само за заявената цел.
(2) Предоставянето за използване на копия по ал. 1 на трети лица за публично разпространение се извършва с разрешение на архива.

 
Чл. 39.
(1) За публикуването на документи от НАФ, експонирането им в изложби, създаването на филми, радио- и телевизионни предавания и др. потребителят е длъжен да информира архива.
(2) За публикации на изображения на документи на хартиен или електронен носител (факсимилета, дигитални образи и др.), включително в интернет, се изисква разрешение на ръководителя на архива.
(3) Формата и целта на използване по ал. 1 се посочват в заявлението по чл. 14.

Чл. 40. Потребителят е длъжен:
1. да посочи пълните искови данни на използваните документи в публикации и изложби, а при филми, радио- и телевизионни предавания и др. - само архива, съхраняващ документите;
2. да предостави на архива:
а) екземпляр от всяка публикация с документи от НАФ до един месец след излизането й съгласно чл. 9, т. 6 от Закона за задължителното депозиране на екземпляри от печатни и други произведения;
б) екземпляр от следващо издание, независимо от носителя;
в) електронния адрес на публикация в интернет.

Чл. 41. Използването на документи по чл. 39 се заплаща в зависимост от формата и целта на използването, вида и тиража на изданието, продължителността за публикации в интернет съгласно действащите цени на услугите.

Чл. 42.
(1) Използване на документи от НАФ за създаване на публикации в интернет изисква от потребителя осигуряване на защита от недобросъвестно използване с репродукционна цел и злоупотреби.
(2) За публикуване в интернет се предоставят дигитални копия на архивни документи с определени от архивите технически параметри.
(3) След изтичането на срока за продължителността на публикацията в интернет правата трябва да се поискат отново.

Чл. 43. При използването на документи по чл. 39 трябва да се съблюдават авторското право, правата на личността, интересите на трети лица и защитата на личните данни съгласно българското законодателство.


§ 1. По смисъла на наредбата "Искови данни" е съкратено означение на данни за принадлежността на документа към определен архивен комплекс (архив, фонд, опис или други регистрационни данни), което служи за тяхното намиране.


§ 2. Наредбата се приема на основание чл. 91 от Закона за Националния архивен фонд.

§ 3. В тримесечен срок от влизането в сила на наредбата ръководителят на съответния архив утвърждава правилник по чл. 4.

§ 4. Указания по прилагането на наредбата се дават от председателя на Държавна агенция "Архиви".