Когато работникът/служителят виновно не изпълнява трудовите си задължения е налице нарушение на трудовата дисциплина. При извършени нарушения на трудовата дисциплина от работник/служител - страна по трудово правоотношение, работодателят има право да търси дисциплинарна отговорност и да налага дисциплинарни наказания "забележка" и "предупреждение за уволнение"  на съответния работник/служител. За неизпълнение на други законови задължения, които не са свързани с трудовия процес, работодателят няма право да налага дисциплинарни наказания.

Наказанията "забележка" и "предупреждение за уволнение" се налагат при по-леки нарушения на трудовата дисциплина и обикновено не водят до други последици.

Видовете нарушения на трудовата дисциплина са изборени в Кодекса на труда - чл. 187 от КТ. Кодексът определя като нарушения на трудовата дисциплина:

• закъснение, преждевременно напускане на работа, неявяване на работа или неуплътняване на работното време;
• явяване на работа на работника или служителя в състояние, което не му позволява да изпълнява възложените му задачи;
• неизпълнение на възложената работа, неспазване на техническите и технологичните правила;
• произвеждане на некачествена продукция;
• неспазване на правилата за здравословни и безопасни условия на труд;
• неизпълнение на законните нареждания на работодателя;
• злоупотреба с доверието и уронване на доброто име на предприятието, както и разпространяване на поверителни за него сведения;
• увреждане на имуществото на работодателя и разпиляване на материали, суровини, енергия и други средства;
• неизпълнение на други трудови задължения, предвидени в закони и други нормативни актове, в правилника за вътрешния трудов ред, в колективния трудов договор или определени при възникването на трудовото правоотношение.

Всички изброени по-горе задължения са такива, които възникват в рамките на на едно вече съществуващо трудово правоотношение. Изброяването, посочено по-горе и в чл. 187 от КТ на видовете нарушения на трудовата дисциплина не е изчерпателно и не обхваща всички възможни нарушения на трудовата дисциплина.

Дисциплинарните наказания "забележка" и "предупреждение за уволнение" се налагат от работодателя в случаите, когато са налице виновно действие или бездействие от страна на работника или служителя, представляващи нарушения на трудовата дисциплина, регламентирани като такива не само в КТ, но и в Правилника за вътрешния трудов ред, колективния трудов договор или определени при възникването на трудовото правоотношение в самия трудов договор.

Работодателят има задължение да спази предвидените в КТ правила за налагане на дисциплинарните наказания, както и принципа на справедливост при определянето и налагането на дисциплинарните наказания. Той е длъжен при избора на вида наказание да прецени тежестта на нарушението, обстоятелствата, при които е извършено, както и поведението на работника или служителя по принцип - чл. 189, ал. 1 от КТ. За едно и също нарушение на трудовата дисциплина може да се наложи само едно дисциплинарно наказание.

Дисциплинарните наказания се налагат не по-късно от 2 месеца от откриване на нарушението и не по-късно от 1 година от извършването му. При дисциплинарно нарушение, което е и престъпление или административно нарушение, свързано с възложената работа и установено с влязла в сила присъда или наказателно постановление, разгледаните срокове започват да текат от влизането в сила на присъдата или на наказателното постановление. Тези срокове не текат през времето, през което работникът /служителят е в законоустановен отпуск или участва в стачка.

Преди да започне процедурата по налагане на едно от двата вида дисциплинарно наказание трябва да бъде установено  извършеното нарушение на трудовата дисциплина. Това обикновено се осъществява след сигнал на прекия ръководител на съответния работник/служител или друго длъжностно лице, който писмено информира работодателя. (Законодателят не е предвидил изрична форма за подобно уведомление).

Писменото уведомление за извършено нарушение на трудовата дисциплина трябва да съдържа

• трите имена на извършителя на нарушението, длъжност и място на работа;
• точно и пълно описание на извършеното нарушение, както и правното основание;
• момента на извършване (времето) на нарушението;
• обстоятелствата, при които е извършено нарушението;
• доказателства, потвърждаващи фактите (ако има такива)

Преди да вземе решение за налагане на съответния вид дисциплинарно наказание, работодателят е дъжен следва да се увери в истинността на изложените пред него факти и обстоятелства. Едно от основните задължения на работодателя, за да спази процедурата по налагане на дисциплинарни наказания, е да изслуша работника или служителя или да приеме писмените му обяснения и да събере и оцени посочените доказателства. За целта той отправя писмено покана с посочен срок за изпълнение, с която съобщава и изисква от работника/служителя да направи писмени или устни обяснения пред него, както и  да представи доказателства в подкрепа на твърденията си. Писмената покана следва да се връчи на работника/служителя срещу подпис и дата. При наличие на отказ за получаване -   отказът се удостоверява чрез подписите на най-малко двама свидетели. Тогава, когато обясненията на работника/служителя са били поискани по описания по-горе ред, но не са дадени или изслушани по негова вина, се приема, че работодателят е спазил процедурата.

Работодателят взема решение дали да наложи дисциплинарно наказание, след като обсъди представените от работника/служителя обяснения заедно с всички събрани по случая доказателства. Ако по категоричен и безспорен начин работодателят се е убедил, че работникът/служителят виновно е извършил конкретното нарушение на трудовата дисциплина, той определя и вида на дисциплинарното наказание съобразно посочените в чл.189 от КТ критерии. Ако работодателят предварително не е изслушал работника/ служителя или не е приел писмените му обяснения, съдът отменя дисциплинарното наказание, без да разглежда спора по същество - чл. 193, ал. 2 от КТ.

Работодателят налага дисциплинарното наказание с мотивирана писмена заповед.

Заповедта за налагане на дисциплинарно наказание следва да съдържа задължителните законови реквизити, съгласно чл.195, ал. 1 от КТ, а именно:

• трите имена на работника или служителя, извършил съответното дисциплинарно нарушение;
• конкретното нарушение на трудовата дисциплина - какво точно не е изпълнил работникът или служителят, произтичащо от задълженията му по трудовото правоотношение;
• описание на обстоятелствата, при които е извършено дисциплинарното нарушение;
• кога точно е извършено нарушението - посочват се дати или периода;
• вида на дисциплинарното наказание ("забележка" или "предупреждение за уволнение");
• конкретното правно основание, на което се налага наказанието.

В случаите, когато заповедта за дисциплинарно наказание не съдържа пълно и точно описаните по-горе реквизити, съдът задължително я отменя, ако бъде обжалвана.

Работодателят или упълномощено от него длъжностно лице следва да връчи заповедта за дисциплинарно наказание на работника или служителя срещу подпис, като се отбелязва датата на връчването. Ако е налице отказ за получаване, това обстоятелство следва да се удостовери с подписите на поне двама свидетели. При невъзможност заповедта да бъде връчена на работника или служителя, работодателят му я изпраща с препоръчано писмо с обратна разписка. Ако писмото с обратната разписка не е получено се приема, че дисциплинарното наказание не е наложено.

Дисциплинарното наказание се смята за наложено от деня на връчването на заповедта на работника или служителя или от деня на нейното получаване, когато е изпратена с препоръчано писмо с обратна разписка Моментът на връчването на заповедта за дисциплинарно наказание или деня на получаването й от дисциплинарно наказания работник или служител е от значение, с оглед на следните обстоятелства:

а/ към този момент се преценява от съда дали не са изтекли преклузивните срокове по чл.194, ал.1 от КТ за налагане на наказанието;

б/ от момента на връчването или на получаването на заповедта за налагане на дисциплинарно наказание започват да текат сроковете по чл.358 от КТ, в които тя може да бъде оспорвана;

в/ от този момент се изчисляват и сроковете за заличаване на дисциплинарното наказание по реда на чл. 197 от КТ.

Наложеното дисциплинарно наказание може да се обжалва по съдебен ред от работника/служителя чрез иск за отмяната му, както следва за:

а/ дисциплинарно наказание "забележка" - в едномесечен срок от налагането му;

б/ дисциплинарно наказание "предупреждение за уволнение" - в двумесечен срок от налагането му.