Работодателите вече могат да съхраняват документите, свързани с работата на служителите им, в електронен вид, а не непременно на хартия. Това ще е възможно след като днес правителството одобри наредбата за това. Възможността е предвидена в Кодекса на труда още в началото на 2017 г., но липсата на наредба досега затрудняваше прилагането на разпоредбата.

Нормативната уредба е пожелателна и не задължава фирмите да съхраняват документите само в електронен вид. Онези, които го правят обаче, ще трябва да се придържат към определени правила. Документите, създавани от работодателя, задължително ще се подписват с квалифициран електронен подпис.

Изисква се информационните системи на работодателя да не позволяват случайно или незаконно унищожаване на документи и данни и да не се допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на работниците и служителите. За размяна на електронни документи между работодателя и работника ще се изисква изрично съгласие на работника или служителя, като то може да бъде оттеглено по всяко време.

Изпращането и получаването на електронните документи ще се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща, предоставяща възможност за доказване на връчването на всяко съобщение. Всички разходи за размяна на електронните документи ще са за сметка на работодателя.

Запазва се възможността документите в трудовото досие да се създават на хартия, като се гарантира, че работниците и служителите могат да подават документи на хартиен носител при изградена информационна система на работодателя.

Наредбата засяга 214 хил. работодатели и 2.4 млн. работници. Според оценката на въздействие работодателите ще се натоварят с допълнителни разходи за изграждане на нови информационни системи или промяна на съществуващи, така че да отговарят на стандартите за сигурността на информацията, както и за покупка и поддържане на квалифициран електронен подпис.

Цената на услугата от регистрираните в Комисията за регулиране на съобщенията доставчици за юридическите лица е средно 60 лева, а на физическо лице - 12 лева. Квалифицираният електронен подпис и сега се ползва от предприятия, които подават документи по Закона за данъка върху добавената стойност и уведомления за трудови договори, така че за тях няма да има допълнителни разходи за тази услуга.