*Информация на партньор на Econ.bg

Хартиената фактура отива бавно, но сигурно в историята. Все повече компании в световен мащаб се отказват от традиционните фактури за сметка на техните електронни варианти, което им помага да оптимизират своите бизнес процеси.

Според последното проучване на EXPP Summit (European Congress for E-Invoicing & E-Billing) през 2010 г. само в Европа над 5 млн. компании ползват електронни документи в бизнеса си, а броят на доставчиците на услуги е вече над 530. По официални данни пазарът на E-invoicing услуги надхвърля 2.5 млрд. евро, като ръстът е над 40% годишно.

Въпреки че услугата електронна фактура все още не е много популярна в България, особено сред дребния и средния бизнес, пазарът в общи линии следва световната тенденция. В интернет се появиха доста сайтове, които предлагат електронно фактуриране срещу абонамент. Цените обаче все още са високи.

Собствено ноу-хау

На българския пазар от този месец започва да оперира сайтът bgfakturа.com, който навлиза с много добра ценова политика и съвсем нови решения за бизнеса. Освен стандартните е-фактури, собствениците на сайта са разработили специални модули, предназначени за туристическия бизнес и за складова наличност.

"Имаше огромен интерес от страна на туристически фирми да разработим интернет базирана система за електронни фактури, която да е максимално опростена и лесна за използване", казва управителят на "БГФактура" Хрисимир Илиев пред LiveBiz. Още докато разработват модула към проекта се включват туристическите агенции "Виа Травел" и "Травел ланд", а с "Касиас Травел" се водят преговори. Модулът позволява създаването на първични счетоводни документи, изпращане на електронни фактури и генериране на pdf файлове, импорт и експорт на данни и др.

"Разработеният модул за туристическия бизнес е единствения такъв в България, а доколкото ми е известно и в Европа", казва Илиев. Освен фактури, модулът позволява изпращането на всякакъв друг вид електронни съобщения и документи, издаване на електронен ваучер, протокол от билет и др., което е от изключителна полза за агенциите.

Подобен интерес от "БГ Фактура" регистрират и към модула за складове. През него могат да се управляват неограничен брой обекти, с различно ниво на достъп. Софтуерът може да информира клиента за достигане на минимални количества от определен артикул, сравнява цените на доставчиците, дава възможност за дефиниране на различни отстъпки, следене на наличността, издаване на документи през системата дори и без достъп до интернет и превръщане на стоковата разписка във фактура.

В момента компанията разработва и модул с фактури на английски език, което ще улесни търговията на фирмите, които работят за износ.

Ценова политика

"БГ Фактура" планира да навлезе на пазара с едни от най-достъпните ценови предложения.

Стандартният месечен абонамент за модул "Фактури" е 15 лв. без ДДС, а модул "Турист" струва 18 лв. без ДДС. В тази цена са включени неограничен брой генериране на фактури, артикули и клиенти. Срещу месечния абонамент клиентите получават възможност за експорт и импорт на данни, генериране на лого на компанията на самата фактура и дори водене на статистика.

"Съобразихме ценовата си политика с неблагоприятните финансови условия, в които оперира малкия и среден бизнес и наблегнахме на иновативни и полезни услуги, които да са по-достъпни от средните цени за българския пазар." каза Хрисимир Илиев. На пазара съществуват и доста безплатни сайтове, но в повечето случаи услугите, които предлагат, са в допълнение на основната им дейност и на практика често не вършат работа на масовия потребител.

Софтуерът на „БГ Фактури" е изцяло разработен от Хрисимир Илиев заедно с още двама партньори. Очакванията им са след три месеца сайтът да започне да се самоиздържа. "Това, че излизаме по-късно на пазара в случая за нас е предимство, защото успяхме първи да създадем уникална услуга с много функционалности и да предложим на пазара напълно завършен продукт, покриващ широк спектър от нуждите на бизнеса.", твърди Илиев.

Предимството на сайта е, че не е необходимо да се инсталира допълнителен софтуер. Необходим е само стандартен браузър за интернет и достъп до световната мрежа. Електронната фактура притежава всички реквизити на хартиения вариант и е законово призната от българското и европейското законодателство. Софтуерът е разработен така, че не е необходим електронен подпис, тъй като на практика се изпраща само линк към фактурата. Вместо подпис и печат се използват идентификационни цифри, които самият клиент посочва. Единственото, което трябва да се направи, е уведомяването на данъчната служба чрез протокол, че се използва съответната конфигурация от цифри.

Регистрацията в системата на "БГ Фактура" е безплатна , като в момента услугите може да се ползват безплатно за 30 календарни дни.

Компанията предлага и специализирани услуги на своите клиенти, които разполагат с по-големи складове. За нуждите на всяка отделна компания може да бъде разработен софтуер, който се инсталира на сървъра на клиента и в зависимост от спецификациите може да има различни функционалности. Поддръжката се извършва от служители на компанията.

Сигурност

Издаването на електронни фактури е абсолютно защитено, категорични са от "БГ Фактура". Заради зачестилите опити за фирмен шпионаж от компанията са подсигурили многократно личните и фирмените данни на клиентите си. Информацията се съхранява на собствен сървър, който автоматично прави архив на всеки 24 часа. Така няма опасност от изчезване или изтриване на важна информация в случай на хардуерен проблем. Връзката до сървъра на www.bgfaktura.com минава по SSL протокол, което гарантира допълнително сигурността на информацията. Пазят се логове за всяко действие в системата, като при потенциални заплахи (сгрешена парола и др.) се изпраща e-mail и SMS до администратора на системата. Сайтът предлага и цялостно криптиране на информацията.

Защо е-фактура

Основните предимства на електронните фактури безспорно са спестяването на време и намаляването на разходите. Не на последно място е и грижата за околната среда.

На практика изпращането на самата фактура става с едно кликване на мишката. Получаването също е мигновено. Така не се налага да се съобразяваш с работното време на куриерските фирми, а и в повечето случаи доставката с куриер едва ли може да се случи в рамките на работния ден. От друга страна ангажираш и времето на получателя на фактурата, който трябва да е на уговореното място, в конкретен час, за да получи документите.

Голямата полза обаче идва от спестяването на разходи. Изпращането на хартиена фактура, освен че отнема време, е и доста скъпо. Различните куриерски фирми взимат за всяка фактура от 1.35 лв до 4.50 лв. Което на практика означава, че месечният абонамент от 15 лв. или 18 лв. може да се избие само с 4 фактури. А самият абонамент позволява неограничен брой изпращания без оскъпяване.

Германската компания Gotomaxx Software, например, е изчислила, че нейните клиенти спестяват по 1.8 евро за всяка издавана от тях електронна фактура, а икономиите им когато са в ролята на получатели на електронни фактури, достигат до 8 евро за всеки документ.

Проучване на Celent показва, че пълният цикъл за осъществяване на една сделка отнема между 30 и 100 дни, като най-много време се отделя за обработката на фактурата.

Използването на електронни услуги със сигурност съкращава този процес многократно.

Електронните фактури ускоряват и процеса по заплащането на предоставените стоки и услуги и възстановяването на ДДС. Според друго проучване на EBA, в Европа всяка година се издават над 35 млрд. фактури. Според експертите, ако 80% от тях се трансформират в електронен вариант това ще спестява 135 млрд. евро годишно.

Не на последно място е удобството, както за клиента, така и за ползвателите на е-фактури. Документите се пазят стриктно подредени на сървъра и могат да бъдат изтеглени във всеки един момент. Това съкращава разходи за класьори и обособени места за съхраняване на фактурите. Което пък от своя страна спестява огромни неудобства и на практика елиминира опасността от загуба на важен документ. Обработката и осчетоводяването им в електронен вариант също са изключително предимство и удобство за бизнеса.