Трудовата книжка е официален удостоверителен документ, съдържащ писмена информация, удостоверяваща съществуването на определени факти и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя. и има доказателствено значение по смисъла на чл.179 от ГПК за фактите, отразени в нея. Трудовата книжка  съпътства работника или служителя през цялата му трудовата дейност.

I. Издаване на трудова книжка при първоначално постъпване на работа

Трудова книжка се издава само на лицата, които за първи път постъпват на работа. В Кодекса на труда (КТ) се съдържа правната уредба на процедурата по издаване на трудова книжка на работника или служителя, който за първи път постъпва на работа. Постъпването за първи път на работа се удостоверява от работника или служителя с декларация по чл. 348 от КТ

Вписванията в трудовата книжка се извършват от работодателя и „длъжностните лица" по смисъла на параграф 1, т.5 от Допълнителните разпоредби на КТ във форма и ред, посочени в КТ и Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж (НТКТС).

Когато работникът или служителят постъпва за първи път на работа, всеки работодател е длъжен в срок от 5 дни за своя сметка да го снабди с трудова книжка. Този срок има само инструктивен характер.

За да бъде му бъде издадена трудова книжка, работникът или служителят трябва да удостовери факта на първоначалното постъпване на работа чрез писмена декларация със свободен текст. Съгласно чл.1, ал.4 от НТКТС работодателят издава за своя сметка трудовата книжка по утвърден образец.

Фактите и обстоятелствата, които са свързани с трудовата дейност на работника или служителя и подлежат на вписване в трудовата книжка при първоначално започване на работа са указани в чл.349 от КТ чл.4 от НТКТС, а именно:

• лични данни на работника/служителя по документ за самоличност ( про настъпване на промяна, промяната следва да се отрази в трудовата книжка);
• данни за професионалната квалификация, съгласно предоставени писмени документи от работника/служителя;
• данни за заеманата длъжност, организационната структура, в която работи работникът или служителят (отдел, цех, служба), датата на постъпване на работа, както и уговореното трудово възнаграждение (вписванията се извършват въз основа на акта, с който е създадено трудовото правоотношение);
• данни относно продължителността на работното време, в случаите когато е уговорено непълно работно време или за надомна работа.

Вписванията в трудовата книжка се правят въз основа на оригинални документи или на заверени по установения ред преписи от тях. Работодателят вписва издаването на трудовата книжка в прономерован, прошнурован и заверен с неговия подпис и печат дневник (по утвърден образец, съгласно чл.1, ал. 5 от НТКТС) за издадените от него трудови книжки под съответния номер, който се вписва в трудовата книжка.

Трудовата книжка следва да се връчи на работника/служителя за съхранение, освен ако няма изрично писмено желание от страна на работника или служителя, трудовата книжка да остане на съхранение при работодателя. Работодателите са длъжни да съхраняват неполучените от работниците или служителите трудови книжки и дневниците за издаване на трудови книжки в продължение на 50 години.

При прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на НОИ, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. Към разплащателните ведомости се прилагат и трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения. За тези данни териториалните поделения на НОИ поддържат информационна система. Данните от информационната система се използват за изчисляване и отпускане на пенсиите и паричните обезщетения.

II. Издаване на нова трудова книжка при изгубване

Трудовата книжка, съгласно чл. 350, ал.2 и ал.3 от КТ може да бъде изгубена както по вина на работодателя, така и по вина на работника/служителя. Издаването на нова трудова книжка и в двата случая е в правомощията на съответната инспекция по труда по местоседалището на предприятието, където работи работникът или служителят или по местоживеенето му.

1. Изгубване по вина на работодателя

По искане на работника или служителя следва да се издаде нова трудова книжка от съответната инспекция по труда. Компетентна да издаде нова трудова книжка на работник или служител е съответната инспекция по труда по местоседалището на предприятието, където той работи. За целта работника/служителя подава писмена молба-декларация до Инспекцията по труда по местоседалището на своя работодател, в която декларира, че трудовата му книжка е изгубена, кой я е изгубил и данни за работодателите, при които е работил.

Инспекцията по труда въз основа на подадената молба-декларация задължава работодателят в срок не по-дълъг от един месец да представи Удостоверение по образец за издаването на нова трудова книжка - Приложение 2 към НТКТС.

Работодателят е задължен да представи на инспекцията по труда необходимите данни за трудовото правоотношение на работника или служителя, както с него, така и за трудовите му правоотношения с предишни работодатели.

За данните, касаещи трудовите правоотношения на работника или служителя с други работодатели, работодателят, изгубил трудовата книжка, изисква от тях издаване на Удостоверения по образец съгласно Приложение 2 към НТКТС.

 Работодателите са длъжни да издават исканите удостоверения в 7-дневен срок от поискването. Неправомерният отказ от страна на работодателя за издаване на такова удостоверение е нарушение на трудовото законодателство и подлежи на контрол и санкции от съответната инспекция по труда по общия ред.

Събраните удостоверения се представят от работодателя в инспекцията по труда по опис. След получаването на необходимата информация, инспекцията по труда издава на работника/служителя новатрудова книжка по утвърден образец, като въз основа на представените документи, вписва в нея събраните данни. Стойността на издадената нова трудова книжка е за сметка на работодателя.

2. Изгубване по вина на работника/служителя

Ако трудовата книжка бъде изгубена от работника или служителя, инспекцията по труда му издава нова, но въз основа на представени от него достоверни данни чрез официални документи по опис към подадената от него Молба-декларация за издаване на нова трудова книжка до инспекцията по труда по местоживеенето му, в която се посочва, че трудовата книжка е изгубена, кой я е изгубил и данни за работодатели, при които е работил

Удостоверяването на необходимите данни пред инспекцията по труда е задължение на работника или служителя, изгубил трудовата си книжка. Предоставените данни следва да съответстват на обективно осъществилите се в действителността факти и обстоятелства. Това се доказва от работника/служителя, което на практика пак може да стане с Удостоверенията по образец, съгласно Приложение 2 към НТКТС, както и на база оригинални документи или заверени по установения ред преписи.

Работодателите са длъжни да издават исканите удостоверения в 7-дневен срок от поискването им.

Инспекцията по труда има право сама да извършва служебна проверка на приложените документи. Инспекцията по труда издава на работника или служителя нова трудова книжка по утвърден образец и извършва вписването на съответните данни въз основа на представените документи, а стойността и е за сметка на работника/служителя.

И при двете хипотези - на чл.350, ал.2 и на чл.350, ал.3 от КТ издадената нова трудова книжка на работник/ служител от инспекцията по труда се вписва в дневник за издадените от инспекцията нови трудови книжки по образец, който следва да бъде прономерован, прошнурован и заверен с подпис и печат .

III. Вписване на данни и предаване на трудова книжка при прекратяване на трудово правоотношение

Вписванията, отнасящи се до оформянето на трудовата книжка при прекратяване на трудовото правоотношение, се извършват от работодателя и „длъжностните лица" по смисъла на параграф 1, т.5 от Допълнителните разпоредби на КТ при спазване на изискванията на КТ и НТКТС.

При прекратяване на трудовото правоотношение работодателят е длъжен да впише в трудовата книжка данните, свързани с прекратяването, и да я предаде незабавно на работника или служителя.

Работникът или служителят при прекратяване на трудовото му правоотношение е длъжен да представи на работодателя трудовата си книжка за вписване на необходимите данни На практика е възможно и работодателят да поиска от работника или служителя трудовата му книжка. Това може да стане както устно, така и с писмо до работника или служителя.

След получаването на трудовата книжка работодателят, следа да попълни в нея данните относно:

• основанието за прекратяване на трудовото правоотношение - вписват се само членът, алинеята, точката и буквата от КТ или друг нормативен акт, въз основа на който се прекратява трудовото правоотношение;
• с цифри и думи продължителността на трудовия стаж, придобит от работника или служителя при този работодател от момента на постъпването му на работа до датата на прекратяване на трудовото правоотношение, изчислен по реда на НТКТС - чл.9 и сл.;
• основанието и размерът на изплатените, по реда на чл.220-224 от КТ обезщетения при прекратяване на трудовото правоотношение;
• текст "Осигурителният стаж е равен на зачетения трудов стаж" - в случаите, когато осигурителния стаж е равен на зачетения трудов стаж.

Така оформената трудова книжка се подписва от главния счетоводител и от работодателя и се подпечатва с печата му, след което незабавно се предава от работодателя на работника/служителя срещу подпис. Датата на предаване на трудовата книжка от работодателя се вписва в  Дневника на работодателя за издадени трудови книжки.

Когато работникът или служителят не е получил лично трудовата си книжка предаването й може да стане чрез:

• писмена покана с обратна разписка до работника или служителя да се яви при работодателя, за да получи лично трудовата си книжка;
• изпращане на трудовата книжка по пощата или предаването й на писмено упълномощено лице само ако работникът или служителят е дал писмено съгласие за това.

Когато след прекратяване на трудовото правоотношение трудовата книжка бъде незаконно задържана, работникът или служителят има право на обезщетение в размер на брутното му трудово възнаграждение от деня на прекратяването на трудовото правоотношение до предаване на трудовата книжка. Обезщетението се дължи от работодателя и виновните длъжностни лица солидарно  - чл.226 от КТ.

В случаите, когато е налице нарушаване на правилата за оформяне и предаване на трудовата книжка на работника или служителя след прекратяване на трудовото правоотношение, работодателят и виновните длъжностни лица носят административнонаказателна отговорност - чл.414 от КТ.

Работодател, който наруши разпоредбите на трудовото законодателство извън правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд, ако не подлежи на по-тежко наказание, се наказва с имуществена санкция или глоба в размер от 10 000 до 15 000 лв., а виновното длъжностно лице, ако не подлежи на по-тежко наказание - с глоба в размер от 2500 до 10 000 лв.