Организирането на корпоративно парти е неизменен детайл в дейността на всяка фирма. Било за определен юбилей или в края на календарната година, мениджърът на компанията е изправен пред задачата да покани бизнес партньорите си. И тук идва същественият въпрос – дали да наеме фирма, която да организира партито, или да повери тази задача на някойот подчинените. Първата мисъл на всеки мениджър е да спести средства и време като ангажира фирма, която да организира партито.

Мениджърите трябва да имат предвид, че професионалните агенции работят с хотели, ресторанти, заведения и получават по-добри цени за мероприятие от частните клиенти. Ако една компания реши сама да осъществи своето мероприятие, то времето, инвестирано в организацията не носи никакви ползи, а по-скоро разходи за нея, единодушни са в мнението си Весела Пацова и Мариета Георгиева от компанията за организиране на корпоративни и лични събития Ladybug („Лейдибъг“).

Допитване на Econ.bg сред фирми за организиране на корпоративни партита показа, че масово компаниите не отчитат на пръв поглед дребни, но изключително важни детайли, които могат да провалят празничния ден.

Една от често допусканите грешки при самоорганизиране на парти е неправилният избор на дата или ден от седмицата. Най-подходящи са дните от понеделник до четвъртък, препоръчва Петя Вълкова от агенцията за организиране на сватби и други събития Perfect Event („Пърфект ивент“).

Подценяването на обема задачи, които трябва да се свършат в процеса на организацията и разпределянето на бюджета, също може да провалят фирменото парти. Средствата трябва да се разпределят оптимално, за да не се изключват важни фрагменти като декорацията, развлечението и подаръците, сметката за наем, храната и напитките.

Според Ева Любомирова, издател на сп. Enterprise (организатор на форумите MySuccess) лошо подготвеният сценарий също може да провали събитието. По думите ѝ първото и най-важно нещо е да е ясна целта на събитието.

„Не може да правиш бизнес семинар в рамките на един следобед, а в края на събитието да направиш коктейл за 10-годишнина на компанията, за да оптимизираш бюджета. Или друг пример - да събереш служители и клиенти на официална вечеря и в рамките на няколко часа да говориш едно и също, като не даваш възможност на клиентите да вечерят или да им обърнеш внимание“, уточнява тя.

Препоръката на Любомирова към компаниите е да оставят организирането на големите събития в ръцете на професионалистите, които да измислят тема на събитието, дизайн на покани и материали, интериор, място, бюджет, техническо обезпечаване, забавления и да имат грижата за гостите през цялата вечер. Това със сигурност спестява време и пари, защото те имат по-добри условия в хотелите или местата за събития, както и за изработване на подаръци и всички дейности, съпътстващи събитието.

Независимо от това, че може би е по-лесно да си наемете фирма-консултант, ако все пак решите да организирате сами събитието си, предлагаме на вашето внимание ключови съвети на експертите в тази сфера:

Колко време отнема средно организационната подготовка?

Преди фирмата да се спре на конкретна дата, трябва да провери дали в същия ден има събитие на конкурентна фирма, като семинар, изложение или парти. Неподходящият избор на място за провеждане на фирменото парти също може да го провали. Когато се избира мястото, трябва да се има предвид и нуждата от голям паркинг за колите на гостите. Предварително трябва да се обсъдят сценарият и музиката за събитието.

Поканата

Поканата е много важен елемент от всяко официално събитие. Тя задава тона, стилистиката и настроението за партито. През последните години се наблюдава тенденция фирмите заради липса на време да изпращат само електронни покани за всякакъв тип събития и поводи. Професионалистите обаче винаги съветват клиентите си да не пренебрегват изпращането на покани по куриер или по пощата.

Оригиналната и луксозна покана е още един начин да се покаже на партньорите, клиентите и приятелите, че са важни и ценени.

“Не пропускайте да придружите поканите с отделна картичка за отговор и плик с марка за изпращане на потвърждението или отказа”, съветват от Ladybug.

Хубаво е поканите стилово да са съобразени с дейността на фирмата. Да се обърне специално внимание на дизайна, цветовете, хартията и формата на поканата. При някои официални събития има етикет за покани, който е строго определен и трябва да бъде спазван.

Компания, занимаваща се с ентъртейнмънт (в шоу бизнеса), може да си позволи по-креативни, различни и оригинални покани.

Бизнес фирмите трябва да се придържат към класиката и бизнес излъчването. Най-добре е поканата да е направена по оригинален дизайн – независимо какъв е стилът й. Ако има дрес код на събитието, задължително трябва да се отбележи в поканата.

Евелина Терзийска, ПР мениджър в компанията Veritas (Веритас), споделя, че поканата може да „кореспондира“ с останалите ключови детайли за партито като сценария и мястото на провеждането. ПР-ите са организирали фирмено парти на ново научнопопулярно списание. Основната идея на събитието била да се внуши връзката с темата “Космос”.

“Поканите бяха изготвени с „космически” дизайн, мина се през аранжираната със свещи зала, създаваща усещането за светещо небе. Домакините на партито бяха облечени като звезди, дори хапките в кетъринга също наподобяваха звезди”, разказа Терзийска.

Началото на събитието било поставено с изпратената в Космоса песен на Валя Балканска, „Излел е Дельо Хайдутин”. Когато дошло времето да се направи официалното представяне на новото списание, осветлението било изключено, горели единствено свещите. Самата презентация била прожектирана на тавана. Гостите обърнали глави нагоре, сякаш са в планетариум или под открито небе.

Кого да поканим?

Много е важно да се определи официалността на събитието. Ако партито е в тесен кръг, т.е. само за директори и мениджъри на ръководни постове – колегите от еквивалентните длъжности на фирмите партньори също трябва да бъдат поканени.

Ако целта на партито обаче е да затвърди положителния имидж на компанията, да запознае с нов продукт или да отбележи годишнина – то изпращането на покани до по-голям кръг от хора от сферата на дейност е повече от задължително.

В случай, че фирмата има ограничен бюджет, в списъка за партито приоритетно трябва да фигурират онези бизнес партньори, с които е контактувано най-често. След това да се подберат онези, които са с потенциал за бъдеща работа.

Да носим ли подарък?

„Струва ми се, че в България още няма култура гостите да носят подаръци при посещение на корпоративни събития. По-скоро тръгват с нагласата, че ще получат такива“, споделя Петя Вълкова.

Ако фирмата празнува годишнина или юбилей – мил жест за домакините ще бъде, ако гостите подарят нещо, още повече ако са в близки делови отношения. Ако домакинът е жена – тогава букетът цветя е просто задължителен. Най-често подаръците се поднасят при пристигане на самото парти.

Другият вариант е подаръкът и цветята да се изпратят в офиса на фирмата, която има повод за празнуване в самия ден или предишните няколко дни, придружени с картичка с пожелания.

В случай, че поканеният не може да присъства лично на партито, етикетът изисква да се изпрати подарък или цветя с извинителна картичка. Подходящи подаръци са бутилки вино от лимитирани серии, произведения на изкуството, комплекти луксозни писалки, аксесоари за офис.

Колко време и средства са нужни за фирмено парти?

Цената за организацията на дадено събитие зависи от няколко основни фактора: наем за мястото на провеждането, избор на меню и напитки, брой на гостите, развлекателна програма, декорация, печатни материали, подаръци за гостите, транспорт и настаняване. При наемането на агенция за организиране на събития може да се изиска подробна оферта по тези пера, за да се получи индивидуален и точен проектобюджет за партито.

Според Ева Любомирова (MySuccess.bg), ако за място събитието се предпочете 5-звезден хотел, еднодневният бизнес форум излиза около 10 000 лева с включен обяд, паркинг, рекламни материали и техническо оборудване.

Практиката на Perfect Event пък е показала, че мениджърите се обръщат към фирмата още в началото на годината за организиране на събитие в края на същата година.

„Естествено типично по български има такива, които се сещат в последния момент, когато са преценили, че сами нямат време или възможност да се справят. Хубавото на ранното започване на подготовката е, че фирмата-организатор има възможност да измисли нестандартни идеи - било за локация, сценарий, а също и интересна програма, персонализирани подаръци, оригинални покани", споделя Вълкова.

От Ladybug препоръчват за корпоративно коледно парти резервирането на датата и мястото на провеждане да са направени по възможност 2–3 месеца по-рано, защото това е натоварен сезон и ангажирането на диджеи, музикални изпълнители и танцьори се прави по-рано. При организирането на конференции, PR кампании, участия в изложения или панаири, са необходими от няколко месеца до около година. По-малко време отнема планирането и организирането на партита, коктейли и тематични събирания.