Чл. 1. С правилника се уреждат функциите, структурата, числеността на персонала и организацията на работата на Държавна агенция "Архиви", наричана по-нататък "агенцията", и на нейните административни звена.

Чл. 2. Агенцията провежда държавната политика в областта на подбора, комплектуването, регистрирането, обработването, опазването, съхраняването и използването на документите от Националния архивен фонд (НАФ), развитието и усъвършенстването на архивното дело.

Чл. 3. (1) Агенцията е юридическо лице на пряко подчинение на Министерския съвет, на бюджетна издръжка със седалище София.

(2) Агенцията е администрация, която подпомага председателя при осъществяване на правомощията му, осигурява технически дейността му и извършва дейности по административното обслужване на физически и юридически лица.

Чл. 4. (1) Председателят на агенцията е второстепенен разпоредител с бюджетни кредити към Министерския съвет.

(2) Дейността на агенцията се финансира чрез:

1. държавни такси за приемане на заявления по образец, заверки на архивни документи и издаване на удостоверения; размерите на държавните такси се определят с тарифа, одобрена от Министерския съвет;

2. други услуги, произтичащи от дейността на агенцията, по цени, определени с акт на Министерския съвет;

3. постъпления от печатни издания на агенцията;

4. постъпления за ползване на недвижимо имущество - държавна собственост, включително на почивни бази;

5. такси и разноски по Гражданския процесуален кодекс;

6. целеви средства по европейски, международни и други проекти и програми (индивидуални и съвместни);

7. дарения от физически и юридически лица;

8. наложени глоби и имуществени санкции по Закона за Националния архивен фонд;

9. други източници и дейности, разрешени от закона.

Чл. 5. (1) Структурата на агенцията включва обща администрация, организирана в две дирекции, инспекторат, служител по сигурността на информацията, финансов контрольор и специализирана администрация, организирана в главна дирекция и четири дирекции.

(2) Числеността на отделните административни звена е посочена в приложението.

Чл. 6. (1) Агенцията се ръководи и представлява от председател, който се определя с решение на Министерския съвет и се назначава от министър-председателя.

(2) Председателят е едноличен орган на изпълнителната власт със специална компетентност съгласно Закона за Националния архивен фонд, който ръководи, координира и контролира осъществяването на държавната политика в областта на архивното дело в Република България.

Чл. 7. (1) Председателят се подпомага от двама заместник-председатели, назначавани от министър-председателя.

(2) Председателят делегира със заповед правомощия на заместник-председателите и определя техните функции.

(3) Правомощията на председателя в негово отсъствие от страната или когато ползва законоустановен отпуск, се изпълняват от определен от председателя заместник-председател.

Чл. 8. (1) За координация при осъществяването на държавната политика за развитие и усъвършенстване на архивното дело и мерките за опазване на НАФ председателят се подпомага от Национален архивен съвет.

(2) Съставът и редът за работа на Националния архивен съвет се определят с правилник, приет от Министерския съвет.

Чл. 9. (1) При решаването на принципни въпроси от теорията и практиката на архивното дело председателят се подпомага от специализирани помощни органи:

1. Централна експертно-проверочна комисия;

2. Централна експертна оценителна комисия.

(2) За решаване на конкретни проблеми от теорията и практиката на архивното дело председателят може да създава комисии и работни експертни групи.

Чл. 10. Председателят:

1. ръководи, координира и контролира цялостната дейност на агенцията;

2. определя, ръководи, контролира и отчита в стратегически и оперативен план изпълнението на целите на агенцията на основата на програмата на правителството, законовите и подзаконовите нормативни актове, решенията и препоръките на Европейския съюз;

3. осигурява функционирането на система за ефективно планиране, управление, контрол и отчитане дейността на агенцията;

4. планира публичните средства на основата на обвързаност между процесите на целеполагане и планиране на ресурсите за изпълнение на стратегическите цели и задачи, свързани с достигане на европейските стандарти в организацията на архивните дейности;

5. управлява и разпределя средствата от бюджета и контролира целевото им разходване;

6. прави предложения за броя на общата численост и средствата за заплащане в агенцията;

7. извършва периодична оценка на структурата на агенцията и при необходимост я адаптира към стратегическите цели и задачи в рамките на утвърдената численост;

8. утвърждава структурата на дирекциите, извършва целесъобразни структурни промени в рамките на утвърдената численост на персонала в дирекциите, утвърждава разписанието на длъжностите и поименното разписание на длъжностите с индивидуалните работни заплати;

9. утвърждава актове за регламентиране на вътрешния трудов ред, функциите на административните звена и други актове, свързани с организацията, управлението и контрола в агенцията;

10. осъществява правомощията си на орган по назначаването по Закона за държавния служител и на работодател по Кодекса на труда;

11. командирова служителите на агенцията;

12. сключва договори с физически и юридически лица;

13. определя състава и задачите на Централната експертно-проверочна комисия, на Централната експертна оценителна комисия, на Издателския съвет и на други специализирани помощни органи и утвърждава правилници за тяхната дейност;

14. утвърждава съставите на дирекционните съвети, експертно-проверочните и експертните оценителни комисии на държавните архиви;

15. представлява държавата при придобиване на ценни документи или техни копия чрез правни сделки;

16. издава индивидуални административни актове в рамките на своята компетентност;

17. издава наказателни постановления по Закона за Националния архивен фонд;

18. издава методически указания и инструкции и организира внедряването на стандарти в областта на архивното дело;

19. представя в Министерския съвет ежегоден доклад за дейността на агенцията;

20. ръководи предоставянето на информация на средствата за масово осведомяване и на правителствената информационна служба за работата на агенцията и популяризирането на НАФ;

21. представлява агенцията в страната и в чужбина съгласно предоставените му правомощия; сключва международни договори с чуждестранни партньори и осъществява международното сътрудничество в областта на архивното дело;

22. осъществява и други функции, предоставени му със закон или с акт на Министерския съвет.

Чл. 11. (1) Председателят създава на свое пряко подчинение политически кабинет, който е организационна структура със съвещателни, контролни и информационно-аналитични функции.

(2) Политическият кабинет на председателя на агенцията включва заместник-председателите и експерт, отговарящ за връзките с обществеността.

Чл. 12. Политическият кабинет:

1. подпомага председателя при определяне и провеждане на правителствената политика в областта на архивното дело, както и при представянето на тази политика пред обществото;

2. предлага на председателя стратегически приоритети, цели и решения, свързани с неговата компетентност, и контролира изпълнението им;

3. организира връзките на председателя с другите държавни органи, организации и с обществеността.

Чл. 13. (1) Експертът, отговарящ за връзките с обществеността, е на пряко подчинение на председателя.

(2) Експертът, отговарящ за връзките с обществеността:

1. осигурява прозрачност и публичност на дейността на агенцията;

2. изготвя и предлага медийната политика и представяне дейността на агенцията и изявите на председателя;

3. организира и осъществява връзките с обществеността, със средствата за масово осведомяване и организира пресконференции, срещи и интервюта с представителите на медиите;

4. следи информацията от дирекциите за интернет страницата на агенцията и участва в определянето на нейното съдържание;

5. проучва и анализира публикациите в средствата за масово осведомяване и общественото мнение за дейността на агенцията;

6. организира архив на медийните изяви на председателя и администрацията.

Чл. 14. (1) Главният секретар осъществява административното ръководство на агенцията, като координира и контролира административните звена за точното спазване на нормативните актове и на законните разпореждания на председателя.

(2) Главният секретар:

1. осигурява организационната връзка между политическия кабинет и административните звена в агенцията;

2. организира и контролира дейността на администрацията и взаимодействието между административните звена в агенцията;

3. отговаря за планирането и отчетността при изпълнението на ежегодните цели на администрацията;

4. изготвя предложения за структурата на отделните звена и длъжностното разписание и утвърждава длъжностните характеристики;

5. координира изготвянето на ежегодния доклад за дейността на агенцията и на Доклада за състоянието на администрацията по Закона за администрацията;

6. организира работата с предложенията и сигналите в съответствие с разпоредбите на глава осма от Административнопроцесуалния кодекс;

7. предлага на председателя за утвърждаване вътрешни правила, процедури, правилници, стратегии, системи и други вътрешни нормативни документи, включително системи от превантивни мерки за предотвратяване на корупционни практики в администрацията.

(3) Изпълнява и други функции, произтичащи от нормативен акт, или задачи, възложени му от председателя на агенцията.

(4) При отсъствие на главния секретар от страната или когато ползва законоустановен отпуск, неговите функции за всеки конкретен случай се изпълняват от директор на дирекция, определен със заповед на председателя.

Чл. 15. (1) Инспекторатът е самостоятелно звено в структурата на агенцията на пряко подчинение на председателя.

(2) Инспекторатът реализира контролните функции на председателя, като осъществява текущ, превантивен и последващ контрол върху дейността на агенцията.

(3) Инспекторатът:

1. анализира ефективността на дейността на звената в общата и в специализираната администрация;

2. извършва планови проверки по утвърден годишен план, както и други проверки, възложени му с писмена заповед на председателя, за:

а) спазване на Закона за Националния архивен фонд, на методическите изисквания и на вътрешните правила и работни процедури;

б) изпълнение на стратегическите цели и оперативните планове и задачи;

в) постъпили сигнали, молби, жалби и възражения на физически и юридически лица срещу незаконни или неправилни действия или бездействия на служители на агенцията, както и приема граждани и представители на организации и изслушва техните предложения и сигнали;

3. докладва на председателя за резултатите от извършените проверки с предложения за отстраняване на пропуски, допуснати нарушения или на предпоставки за такива в работата на администрацията;

4. прави предложение до председателя за мотивирано решение относно наличието или липсата на конфликт на интереси по Закона за предотвратяване и разкриване на конфликт на интереси;

5. контролира спазването на указания, препоръки и предписания, дадени от компетентни органи при извършени проверки;

6. осъществява дейности по разкриване, превенция и противодействие на корупцията, избягване конфликт на интереси и други правонарушения в администрацията;

7. участва в разработването на вътрешни актове, регламентиращи организацията на дейността на агенцията;

8. осъществява и други контролни функции, произтичащи от нормативни актове или възложени със заповед на председателя.

(4) Инспекторатът има право:

1. да извършва проверки на място и да изисква всички необходими документи и информация;

2. да привлича при необходимост експерти от администрацията по конкретни проверки;

3. да предлага образуване на дисциплинарно производство при констатирани нарушения на служебните задължения, както и на Кодекса за поведение на служителите в държавната администрация;

4. да предлага на председателя да сезира компетентните органи при наличие на данни за извършени престъпления.

(5) Инспекторатът съдейства на специализираните държавни контролни органи при осъществяване на контрол върху дейността на администрацията.

Чл. 16. (1) Служителят по сигурността на информацията е на пряко подчинение на председателя.

(2) В изпълнение на възложените му със Закона за защита на класифицираната информация задачи служителят по сигурността на информацията:

1. следи за спазването на изискванията на Закона за защита на класифицираната информация, на други нормативни актове и на международни договори, регламентиращи защитата на класифицираната информация;

2. прилага правилата относно видовете защита на класифицираната информация;

3. разработва план за охрана на класифицираната информация чрез физически и технически средства и следи за изпълнението му;

4. извършва периодични проверки на отчетността и движението на материалите и документите, съдържащи класифицирана информация, както и води на отчет случаите на нерегламентиран достъп и взетите мерки;

5. осъществява процедурата по обикновеното проучване по чл. 47 от Закона за защита на класифицираната информация и води регистър на проучените лица;

6. ръководи регистратури за класифицирана информация;

7. следи за правилното определяне на нивото на класификация на информацията в агенцията;

8. разработва план за защита на класифицираната информация при положение на война, при военно или друго извънредно положение;

9. организира и провежда обучението на служителите в агенцията в областта на защитата на класифицираната информация;

10. изпълнява и други задачи, произтичащи от нормативни актове, регламентиращи защитата на класифицираната информация;

11. осъществява контрол на допуска и охраната на сградите, помещенията и съоръженията на агенцията.

Чл. 17. (1) Финансовият контрольор е на пряко подчинение на председателя.

(2) Финансовият контрольор осъществява предварителен контрол за законосъобразност съгласно Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор върху всички решения и действия, свързани с финансовата дейност на агенцията.

(3) Финансовият контрольор:

1. извършва проверка на всички документи относно решения или действия, свързани с разпореждане с активи и средства, включително поемането на задължения и извършването на разход;

2. извършва проверка за спазване на съответните процедури и други нормативни изисквания, свързани с поемане на задължения при възлагане на обществените поръчки, отдаване под наем и други;

3. извършва проверка за съответствие на разхода или задължението с бюджетни кредити по съответните параграфи, както и за наличието на средства по него;

4. проверява компетентността на лицето, поемащо задължението, включително при делегиране на правомощия.

Чл. 18. Общата администрация е организирана в две дирекции:

1. дирекция "Административно-правна дейност и управление на собствеността";

2. дирекция "Финансово-стопанска дейност и човешки ресурси".

Чл. 19. Дирекция "Административно-правна дейност и управление на собствеността":

1. подпомага ръководството и административните звена на агенцията с оглед законосъобразното осъществяване на техните функции;

2. участва в разработването и изготвянето на становища по проекти на нормативни актове, свързани с дейността на агенцията;

3. следи промените в законодателството, отнасящи се до дейността на агенцията;

4. изготвя проекти на договори, актове и наказателни постановления, дава становища по законосъобразността на проекти на договори, заповеди и други актове и документи, свързани с дейността на агенцията;

5. осъществява процесуално представителство пред съдебните власти;

6. участва в процедури за назначаване на служители в агенцията и при изготвянето на законосъобразни актове, свързани с възникване, изменяне и прекратяване на служебни и трудови правоотношения;

7. организира процедурите по възлагане на обществени поръчки и съгласува сключените въз основа на тях договори;

8. организира процедурите за отдаване под наем на имоти по Закона за държавната собственост и правилника за прилагането му и съгласува сключените договори;

9. изготвя ежемесечна справка за сключените договори;

10. организира и осъществява деловодната дейност, както и приемането, съхраняването и изпращането на електронните документи, подписани с универсален електронен подпис (УЕП);

11. организира съхраняването и използването на учрежденския архив, включително техническото, програмното осигуряване и поддръжката на приетите и изпратените електронни документи, подписани с УЕП;

12. обслужва административно физически и юридически лица;

13. организира поддържането и стопанисването на сградния фонд на агенцията и имуществото;

14. организира транспортното обслужване на агенцията;

15. създава и поддържа главен регистър, картотека и спомагателен регистър въз основа на имотите - държавна собственост, предоставени за управление на агенцията;

16. изготвя и съхранява искания за актуване на имоти - държавна собственост, предоставени за управление на агенцията, и следи за своевременното им актуализиране;

17. организира поддържането на сградите на агенцията съгласно правилата и нормите на противопожарната и аварийната безопасност, пропускателния режим и охрана;

18. планира, организира и контролира извършването на капитално строителство, текущ и основен ремонт на дълготрайни материални активи;

19. организира, разработва и съставя поименните списъци на инвестиционната програма;

20. организира, осъществява и координира всички дейности по подготовката и възлагането на тръжни досиета по общи процедури и по програми на ЕС;

21. извършва подбор на подходящи идейни предложения и потенциални проекти и изготвя стратегия на агенцията за европейско развитие;

22. предлага формирането на работни групи с цел разписване на проектни предложения;

23. предлага екипи при управлението на конкретни проекти;

24. извършва подбор и предлага събития и инициативи, инициирани от ЕС, в които да участват представители на агенцията с цел изграждане на европейско партньорство;

25. разработва и управлява изпълнението на проекти за финансиране дейността на агенцията по международни и национални програми;

26. осигурява съхранението на проектните досиета с документите, свързани с изпълнението на дейностите по изпълнение на проекти, за определените срокове.

Чл. 20. Дирекция "Финансово-стопанска дейност и човешки ресурси":

1. организира и осъществява финансово-счетоводната дейност на агенцията в съответствие с изискванията на Закона за счетоводството, Сметкоплана на бюджетните предприятия и приложимите счетоводни стандарти;

2. организира разработването на проект на годишния бюджет на агенцията;

3. организира и разработва проект на тригодишна бюджетна прогноза за агенцията съгласно нормативната уредба;

4. съставя годишен финансов отчет на агенцията;

5. изготвя ежемесечни и тримесечни отчети за касовото изпълнение на бюджета и осигурява своевременното им представяне пред съответните институции;

6. отговаря за изпълнението на финансово-счетоводната дейност съобразно бюджета на агенцията;

7. прилага система от правила и процедури за финансово управление, отчитане и контрол в агенцията;

8. отговаря за спазването на финансовата и бюджетната дисциплина;

9. отговаря за разходване на средствата, получени по проекти, както и от дарения;

10. подпомага председателя при определяне и контролиране на разходите на държавните архиви от бюджетните кредити на агенцията на основата на система от критерии и показатели за финансиране;

11. отговаря за законосъобразното и срочното разчитане на дължимите данъци, социално-осигурителни вноски, такси и други държавни вземания, приходи и на вземания и задължения към други юридически и физически лица;

12. упражнява контрол върху стопанската дейност и опазване на движимото и недвижимото имущество чрез организиране и извършване на инвентаризации в агенцията съгласно Закона за счетоводството;

13. отговаря за правилното прилагане на нормативните и вътрешните актове по финансово-счетоводната дейност на държавните архиви;

14. отговаря за използването и опазването на финансово-счетоводната информация, организацията на счетоводния архив и въвеждането на контролиран достъп до него;

15. разработва и реализира подходяща стратегия по управление на човешките ресурси в съответствие с управленската стратегия на агенцията;

16. организира обучението и повишаването на квалификацията на служителите и съдейства за реализиране на програмите за квалификация на специализираната администрация;

17. организира набирането и подбора на персонала и участва в провеждането на конкурси за постъпване на държавна служба в агенцията;

18. организира и участва в процеса на назначаването, конкурентния подбор, преназначаването и освобождаването от длъжност на служителите и изготвя актовете в съответствие със законовите разпоредби;

19. изготвя, оформя и съхранява служебните и трудовите досиета на служителите в агенцията;

20. изготвя и актуализира длъжностното разписание и поименните разписания на длъжностите;

21. подпомага процеса на разработване, актуализиране и утвърждаване на длъжностните характеристики;

22. подпомага процеса на атестиране, заплащане и израстване в кариерата на служителите в агенцията;

23. организира оценката на професионалния риск на служителите в агенцията;

24. организира и координира дейността на агенцията по осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд;

25. съдейства при извършване на вписванията в Административния регистър.

Чл. 21. (1) Специализираната администрация подпомага председателя при осъществяване на правомощията и отговорностите му по Закона за Националния архивен фонд.

(2) Специализираната администрация е организирана във:

1. Главна дирекция "Архивна политика" с 6 регионални дирекции;

2. дирекция "Информационни технологии, реставрация, консервация и микрофилмиране";

3. дирекция "Публичност на архивите";

4. дирекция "Централен държавен архив";

5. дирекция "Държавен военноисторически архив".

Чл. 22. (1) Главна дирекция "Архивна политика" има 6 регионални дирекции, както следва:

1. Регионална дирекция "Архиви" със седалище Монтана, включваща държавните архиви в областните центрове Видин, Враца, Монтана, Ловеч и Плевен;

2. Регионална дирекция "Архиви" със седалище Велико Търново, включваща държавните архиви в областните центрове Велико Търново, Габрово, Русе, Разград и Силистра;

3. Регионална дирекция "Архиви" със седалище Варна, включваща държавните архиви в областните центрове Варна, Добрич, Шумен и Търговище;

4. Регионална дирекция "Архиви" със седалище София, включваща държавните архиви в областните центрове София, Перник, Благоевград и Кюстендил;

5. Регионална дирекция "Архиви" със седалище Пловдив, включваща държавните архиви в областните центрове Пловдив, Пазарджик, Смолян, Кърджали и Хасково;

6. Регионална дирекция "Архиви" със седалище Бургас, включваща държавните архиви в областните центрове Бургас, Сливен, Стара Загора и Ямбол.

(2) Главната дирекция ръководи и координира дейностите на регионалните държавни архиви по подбора, комплектуването, регистрирането, обработването, опазването, съхраняването и използването на документите от НАФ.

(3) Главната дирекция:

1. разработва проекти на нормативни актове по архивно дело;

2. организира разработването на стандарти, методически указания и инструкции по архивните дейности;

3. дава становища по проекти на нормативни и административни актове на държавни органи, актове на обществени организации и други юридически лица в частта им относно организацията и съхранението на документи;

4. отговаря за своевременното прилагане на промените в законодателството, отнасящи се до архивното дело;

5. разработва и предлага политики, стратегически цели и приоритети по архивните дейности;

6. анализира и контролира изготвянето и изпълнението на стратегическите годишни планове;

7. актуализира стратегическите и годишните планове в съответствие с предписанията на Европейската комисия, Групата на европейските архивисти към нея и на Европейското бюро към Международния съвет на архивите;

8. изготвя методики, правила, работни процедури и други вътрешни актове, свързани с изпълнението, отчитането и оценката на архивните дейности;

9. осъществява методическо ръководство по подбора, комплектуването, регистрирането, отчитането, обработването, съхранението, опазването, използването на документите на НАФ и създаването на научно-справочен апарат;

10. организира и координира научноизследователската дейност по документалистика, архивистика и други науки, свързани с архивните дейности;

11. разработва и предлага реда за подбора и критериите за експертизата на ценността на документите, в т.ч. на електронните;

12. изготвя становища за промяна на сроковете за съхраняване;

13. организира разработването на типови и примерни номенклатури и списъци на документите със срокове за съхранение;

14. подпомага дейността на Централната експертно-проверочна комисия и на Централната експертна оценителна комисия;

15. предлага за утвърждаване от председателя на агенцията задачите и правилата за работа на експертно-проверочните и експертно-оценителните комисии в Централния държавен архив, Държавния военноисторически архив и регионалните държавни архиви;

16. поддържа Централната фондова картотека и води на отчет особено ценните и уникалните документи и документите в риск;

17. организира и координира използването на архивните документи, техните копия и създадените за тях научно-справочен апарат и бази данни;

18. координира издирването на документи във връзка с постъпили по кореспондентски път в агенцията запитвания и молби;

19. води на отчет използването на документи и обмена на копия от архивни документи между агенцията и чуждестранни институции;

20. ръководи методически и контролира съответствието с изискванията на въведените данни за архивните документи в Информационната система, Регистъра на НАФ и Дигиталния архив;

21. анализира и изготвя стратегии и политики за професионалното развитие и повишаването на квалификацията на кадрите в специализираната администрация;

22. организира съвместно с дирекцията по чл. 18, ал. 2 провеждането на курсове, семинари и други форми на обучение за работа с архивни документи на лица със средно образование.

(4) Регионалните държавни архиви се ръководят от директори.

(5) Регионалните държавни архиви осъществяват издирване, комплектуване, регистриране, обработване, отчитане, съхраняване, опазване и предоставяне за използване и публикуване на документите на областните администрации и на общините на територията на съответния регион, на териториалните структури на държавните органи и на други държавни и общински институции и обществени организации на територията на съответните области и общини, на органи, организации и значими личности от местно значение.

Чл. 23. Дирекция "Публичност на архивите":

1. организира и координира изпълнението на стратегическите цели и оперативните планове на агенцията по популяризаторската и издателската дейност;

2. анализира обществения интерес към изданията на агенцията, изложбите и другите форми на популяризиране на НАФ;

3. разработва краткосрочни и дългосрочни програми за издателската политика с финансова обосновка на разходите и ги предлага на председателя за утвърждаване;

4. координира и участва в реализирането на издателската програма на агенцията;

5. организира и осигурява подготовка, включваща редакция, съставителство, рецензиране, обработка на графични материали, преводи и др. на изданията на агенцията;

6. организира и координира издаването на поредиците "Архивен преглед", "Известия на държавните архиви", "Архивни справочници", "Архивите говорят" и другите издания на агенцията;

7. събира и обработва информацията и подготвя материали за съответните рубрики в интернет страницата на агенцията, поддържа и периодично обновява структурата и съдържанието й;

8. организира и осъществява популяризирането и разпространението на изданията в България и в чужбина, включително книгообмена със сродни институции и попълване на библиотечния фонд на агенцията;

9. подготвя проекти на договори, свързани с издателската и популяризаторската дейност;

10. планира и координира изложбената дейност на агенцията в страната и в чужбина;

11. организира и координира дейността по реализацията на конференции, работни срещи и други популяризаторски прояви на агенцията;

12. организира дейността на специализираната библиотека на агенцията;

13. организира и координира международната дейност на агенцията;

14. разработва и съгласува договорите за международно сътрудничество и координира и контролира изпълнението им;

15. участва в разработването на политики, стратегически цели и приоритети в архивната дейност с оглед синхронизиране с политиката на Европейския съюз по архивно дело;

16. събира и систематизира и предоставя информацията по изпълнението на дейностите в областта на синхронизирането с работата на сродните европейски институции;

17. съдейства за разработването и изпълнението на програми и проекти, финансирани от Международния съвет на архивите и по линия на двустранното и многостранното сътрудничество;

18. организира и координира участието на агенцията в Международния съвет на архивите, Европейското бюро на националните архивисти, Групата на европейските архивисти към Европейската комисия и други;

19. съдейства при реализиране на използването на документите от НАФ от чуждестранни потребители на архивна информация.

Чл. 24. Дирекция "Информационни технологии, реставрация, консервация и микрофилмиране":

1. проучва, организира и внедрява водещи информационни и комуникационни технологии с цел повишаване на сигурността, ефективността на управлението на архивните процеси и използването на архивните фондове в агенцията;

2. следи решенията на Европейското бюро към Международния съвет на архивите, на Групата на европейските архивисти към Европейската комисия, анализира информация от международни форуми, касаещи прилагането на информационните технологии в архивната дейност, и организира запознаването с нея и внедряването на добри практики в агенцията;

3. разработва и предлага политики, стратегически цели и приоритети, свързани с информационните технологии в архивната дейност и дигитализацията на архивните документи;

4. организира и осигурява информационните системи в агенцията;

5. планира, организира и извършва микрофилмиране на архивните документи за изграждане на застрахователен фонд и за целите на използването;

6. планира и ръководи методически дейността на ателиетата за реставрация и консервация в регионалните дирекции;

7. осигурява технически експлоатацията и съхранението на централизираните бази данни на Информационната система на държавните архиви, Регистъра на НАФ и Дигиталния архив;

8. ръководи изпълнението на плана за дигитализация на архивните документи;

9. организира и поддържа единна информационна система за управление на информационните потоци и автоматизиране на дейността на агенцията;

10. поддържа необходимата инфраструктура за работа на автоматизираната информационна система на агенцията, като осигурява защитата на информацията от нерегламентиран достъп;

11. организира и поддържа комуникационната инфраструктура на агенцията;

12. организира техническото поддържане на страницата на агенцията в интернет, разработва, внедрява и осигурява предоставянето на интернет услуги за ползването на архивните фондове на агенцията в съответствие със стратегията за изграждане на електронно правителство;

13. осигурява интегрирането на информационните системи на агенцията с информационните системи на други администрации и организира обмена на информация по електронен път между агенцията и външни организации;

14. съдейства за организиране обучението на служителите в областта на информационните технологии;

15. извършва реставрацията и консервацията на архивните документи.

Чл. 25. Дирекция "Централен държавен архив" осъществява издирване, комплектуване, регистриране, обработване, отчитане, съхраняване, опазване и предоставяне за използване и публикуване на документи на централните структури на държавните органи и на други държавни институции и обществени организации, както и на документалното наследство на значими личности от национално значение и документи за историята на България, съхранявани в чуждестранни архиви и други институции.

Чл. 26. Дирекция "Държавен военноисторически архив" осъществява издирване, комплектуване, регистриране, обработване, отчитане, съхраняване, опазване и предоставяне за използване и публикуване на документи на Министерството на отбраната, Българската армия и на структурите на подчинение на министъра на отбраната, както и документалното наследство на значими личности, свързани с тях.

Чл. 27. Държавните архиви при спазване изискванията на методиката:

1. определят източниците за комплектуване в рамките на своята компетентност;

2. осъществяват подбор, комплектуване и обработване на документи;

3. осъществяват научно-методическо ръководство и контрол на организацията на работата с документите, тяхното опазване и използване в учрежденските архиви на държавните и общинските институции и опазването на документите в деловодните служби;

4. следят промените в законодателството, отнасящи се до тяхната дейност, и отговарят за своевременното им прилагане;

5. оказват експертна помощ при изработването на номенклатури на делата и ведомствени списъци със срокове за съхранение в държавните и общинските институции;

6. организират и провеждат курсове, семинари и други форми на обучение за работещите в учрежденските архиви и за членовете на експертните комисии в държавните и общинските институции и издават сертификати, както и презентации за ръководителите на всички нива в публичната администрация относно работата с документите;

7. регистрират и водят на отчет документите и предоставят данни за Централната фондова картотека, за Регистъра на Националния архивен фонд, за особено ценните и уникалните документи и документите в риск;

8. създават научно-справочен апарат към съхраняваните документи и поддържат съответната част от автоматизираната Информационна система на архивите;

9. осигуряват достъп и предоставят за използване документите и научно-справочния апарат към тях;

10. популяризират документите чрез подготовка на документални сборници и публикации, изложби, медийни прояви, информация за интернет страницата на агенцията и др.;

11. осигуряват опазване и съхранение на документите;

12. определят документите за изграждане на Застрахователен фонд, за реставрация и консервация;

13. извършват подбор и дигитализация на документи;

14. участват в научноизследователски разработки, в подготовката на методически указания, инструкции и други актове, свързани с архивната дейност;

15. осигуряват условия за провеждане на стажове и практически занимания при обучението по архивистика.

Чл. 28. (1) Към държавните архиви се създават експертно-проверочни и експертни оценителни комисии.

(2) Експертно-проверочните комисии разглеждат и предлагат за утвърждаване заключенията на постоянно действащите експертни комисии в организациите по експертизата относно ценността на документите.

(3) Експертните оценителни комисии определят ценността на документи, предлагани на архивите от физически или юридически лица срещу възнаграждение, както и неговата стойност по реда на Правилника за дейността на Централната оценителна комисия и оценителните комисии към агенцията.

Чл. 29. Организацията на работата на администрацията се осъществява по реда на устройствения правилник, както и на вътрешни правила, процедури, правилници, стратегии, системи, други вътрешни нормативни документи, инструкции и заповеди на председателя.

Чл. 30. Структурата на административните звена се утвърждава от председателя по предложение на главния секретар.

Чл. 31. (1) В изпълнение на функциите и поставените конкретни задачи административните звена в агенцията изготвят становища, отчети, доклади, докладни записки, анализи, програми, концепции, позиции, информации, паметни бележки, проекти на решения по конкретни въпроси, вътрешни актове, проекти на нормативни актове и други документи.

(2) Административните звена в агенцията пряко си взаимодействат по въпроси от смесена компетентност, като водещото звено обобщава окончателното становище.

Чл. 32. Служителите, заемащи ръководни длъжности:

1. възлагат задачи на служителите в ръководеното от тях административно звено, контролират и отговарят за срочното и качественото им изпълнение;

2. осигуряват взаимодействието с другите административни звена в съответствие с установените организационни връзки и разпределението на дейностите между тях;

3. периодично отчитат дейността на административното звено и предлагат конкретни мерки за подобряването й;

4. предлагат назначаване, повишаване, преместване, стимулиране, дисциплинарни наказания и освобождаване на служителите.

Чл. 33. Административното обслужване и работата с искания, жалби, сигнали и предложения, постъпили в агенцията от граждани и организации, се осъществяват при спазване на принципите и нормите, установени в Закона за администрацията, Административнопроцесуалния кодекс и Наредбата за административното обслужване, приета с Постановление № 246 на Министерския съвет от 2006 г. (ДВ, бр. 78 от 2006 г.), и Хартата на клиента.

Чл. 34. Документооборотът в агенцията се регламентира с инструкция за информационно-деловодната дейност и работа с документите, утвърдена от председателя.

Чл. 35. Достъпът в сградата на агенцията се разрешава след представяне на документ за самоличност и издаване на пропуск.

Чл. 36. (1) Работното време на служителите в агенцията е 8 часа дневно или 40 часа седмично при 5-дневна работна седмица.

(2) Работното време на агенцията е от 9 до 17,30 ч. с 30 минути обедна почивка от 12,30 до 13 ч.

(3) Приемното време на административните звена, които работят с външни лица, е в рамките на работното време, а за специфични случаи се определя със заповед на председателя.

(4) Работното време за обслужване на гражданите в читалните е в рамките на работното време без прекъсване.

Чл. 37. (1) За образцово изпълнение на задълженията си служителите в агенцията могат да бъдат награждавани с отличия и награди.

(2) Награждаването на служителите се извършва със заповед на председателя въз основа на мотивиран доклад на съответния ръководител на административното звено.

(3) Наградите са парични и предметни. Стойността на паричната или предметната награда не може да надвишава размера на основната заплата на награждавания служител.

(4) Средствата за награди се изплащат от бюджета на агенцията.

Чл. 38. Председателят утвърждава образец на почетен знак на агенцията и правила за неговото връчване.

Чл. 39. (1) Редът за образуване и разпределяне на средствата за работна заплата се определя с вътрешни правила за работната заплата, утвърдени от председателя на агенцията.

(2) Условията и редът за определяне на индивидуалния размер на допълнителното материално стимулиране по чл. 29 от Закона за Националния архивен фонд се определят с вътрешни правила, утвърдени от председателя на агенцията.

Чл. 40. Председателят и служителите на агенцията са длъжни да не разгласяват обстоятелства и факти, станали им известни при или по повод изпълнение на служебните им задължения, с изключение на случаите, когато това е предвидено със закон.

Чл. 41. Служителите в агенцията удостоверяват самоличността и длъжността си със служебна карта.

Параграф единствен. Правилникът се приема на основание чл. 14 от Закона за Националния архивен фонд.

Приложение към чл. 5, ал. 2

Обща численост на административните звена в Държавна агенция "Архиви" - 397 щатни бройки

Председател	1
Политически кабинет	3
в т.ч.:
Заместник-председатели	2
Експерт за връзки с обществеността	1
Главен секретар	1
Служител по сигурността на информацията	1
Финансов контрольор	1
Инспекторат	3
Обща администрация	52
в т.ч.:
Дирекция "Административно-правна дейност и управление на собствеността"	32
Дирекция "Финансово-стопанска дейност и човешки ресурси"	20
Специализирана администрация	335
в т.ч.:
Главна дирекция "Архивна политика"	202
в т.ч. регионални държавни архиви:
Регионална дирекция "Монтана"	33
Регионална дирекция "Велико Търново"	31
Регионална дирекция "Варна"	27
Регионална дирекция "София"	37
Регионална дирекция "Пловдив"	34
Регионална дирекция "Бургас"	26
Дирекция "Публичност на архивите"	12
Дирекция "Информационни технологии, реставрация, консервация и микрофилмиране"	16
Дирекция "Централен държавен архив"	73
Дирекция "Държавен военноисторически архив"	32