Специално за ECON.BG
- Г-н Гюлев, какво представлява Workflow.Cubes?
Димитър Гюлев:
- Workflow.Cubes е система за управление на бизнес процеси. Общо взето, процесите са в центъра на всяка една организация – те описват по какъв начин трябва да се изпълнят задачите, в каква последователност и кой трябва да изпълни конкретната задача при всяка една стъпка. Липсата на точно структурирани процеси най-често води до хаос във фирмите и до ерозиране на печалбата на организациите. Точно тук на помощ идват системите за управление на бизнес процеси. Те се занимават с визуално моделиране и автоматизация на процесите. Характеристиките на една система за управление на бизнес процеси (BPM-система) включват: на първо място - визуален инструмент, в който се описват самите процеси. По този начин се дава възможност на мениджърите – тези, които най-добре познават работата на фирмата – да опишат самите процеси. Вторият компонент на една BPM-система е Workflow-сървърът, който се занимава с автоматизация на процесите. Неговата задача е да реши, след изпълнението на всяка една стъпка на кого конкретно да изпрати следващата задача, както и да опише в какво точно се изразява тя. Най-често това става чрез визуализиране на някаква форма или чрез предоставяне на достъп до някакъв файл; това може да бъде и автоматизирана стъпка, при която системата извършва нещо, без намеса на човек. Много важен елемент от BPM-системите е дигитализирането на информацията – това е именно визуализирането на конкретни форми или файлове. При този елемент е важно системата да знае какво точно се съдържа в тези форми, т.е. тя не просто да визуализира формата, а информацията, която се попълва във формата или във файловете да стане достъпна за самата Workflow-система, за да може впоследствие тя да направи анализ на базата на тази информация. Важен аспект от BPM-системите е възможността мениджърите да наблюдават в реално време какво се случва във фирмата. Не на последно място, BPM-системите се характеризират и с много сериозен инструментариум за анализ на натрупаната вече информация, т.е. след протичането на самите процеси, те дават възможност за правене на различни "разрези" на информацията.
- Какви са ползите за фирмите при използване на система за управление на бизнес процесите?
Димитър Гюлев:
- Най-голямото преимущество е, че се намаляват драстично оперативните разходи, тъй като времето, необходимо за изпълнението на даден процес, може да се редуцира до 90%, след като този процес е автоматизиран. Оптимизира се самият процес – след като той се опише, е възможно да се види, че някои стъпки са излишни. Друга причина е, че времето между две последователни стъпки и операции в един процес се елиминира, т.е. след като един човек е готов с конкретната си задача, буквално в следващата секунда, следващият участник в процеса получава задание да изпълни своята част.
Друга причина за оптимизирането на процесите е възможността те да бъдат разклонявани, т.е. паралелно да се пускат различни задачи. Освен това може да се управлява и времето за изпълнение на всяка една задача – времето е един от параметрите на задачите в BPM-системите. Има възможност времената да бъдат указани и фиксирани, като при наличието на добра организация и удачно изпълнение от страна на участниците, процесите се съгласуват и се случват в точното време и по точния начин.
Друго важно предимство е намаляването на вероятността от човешка грешка и от грешни процедури. Това неминуемо води до повишаване на качеството на работа. Какво означава това? BPM-системите позволяват част от процесите напълно да се автоматизират. Там където трябва да се въведе дадена информация от човек, могат да се създадат интелигентни форми, които да правят проверки на въведената информация. Това води до намаляване на грешките и на операционния риск. Дигитализирането на информацията само по себе си води до по-голяма точност. Ако на даден етап един човек трябва да напише някаква справка, а след това тази справка трябва да се поднесе на следващия човек, който да извърши преглед и проверка, при хартиен носител, това предполага наличието на много грешки. Ако тази проверка се прави автоматично, това ще води до много по-стройна организация и грешките ще се елиминират. Друг фактор, намаляващ вероятността от човешка грешка, е това, че на всяка конкретна стъпка, BPM-системата показва само информацията, която интересува конкретния изпълнител. По този начин той се съсредоточава върху нещата, които трябва да изпълни, което води и до специализиране в съответната област, до по-лесно обучение на нови кадри, ако е необходимо, както и до редуциране на разходите за персонал. По-бързите и по-точните процеси в крайна сметка водят до по-доволни клиенти, които получават навременна, конкретна и точна информация, а това от своя страна води до повишаване реалната стойност на фирмата.
Самата организация при прилагане на BPM-система става много по-гъвкава, защото инструментът за манипулиране на бизнес процесите е визуален. Менижърите наблюдават точно описаните процеси и в момента, в който трябва да се промени нещо в организацията на работа, например, да се въведе нов продукт, те могат да реагират и буквално за няколко часа да променят логиката на работа на цялата фирма, без да е необходимо да се обръщат към външни IT-специалисти, които да пренаписват софтуера.
BPM-системите помагат и за придържане към съществуващите стандарти. Например, ако фирмата или организацията се сертифицира по ISO 9000 или иска да спазва специфични за конкретната индустрия стандарти, това става още по-лесно с прилагането на BPM-система.
BPM-системите, в частност Workflow.Cubes създават много лесен интерфейс за въвличане в работата на фирмата, както на нейните партньори, така и на нейните клиенти, като по този начин се елиминират географски разстояния, а информацията тече по-бързо и по-качествено.
На пазара съществуват готови MP-решения, които обаче не винаги отразяват начина на работа на самата фирма. Чрез BPM-системите много точно може да се опише бизнесът на фирмата, без да е необходимо да се пренастройва работата й съобразно софтуера, който е бил закупен.
BPM-системите осигуряват непрекъснатостта на оптимизирането на бизнес процесите. В момента, в който се установи, че някъде по веригата на задачите се наблюдават системни закъснения на тяхното изпълнение, това би трябвало да послужи като аларма и знак, или че хората в този конкретен отдел са малко на брой, или че логиката на самия процес не е достатъчно точна. С корекция на описанието на самия бизнес процес мениджърът може да отстрани тези несъответствия.
Не на последно място, една от задачите на BPM-системите е да организират изцяло дейността на фирмата. Стъпки от работата са интегрирани с други съществуващи системи. По този начин, ако в организацията на работа има вградена счетоводна система или система за управление на персонал, или складова система, без никакви трудности работата с тези системи може да се интегрира в BPM-системата. Ако се налага да се напише фактура, например, BPM-системата може автоматично в самата счетоводна система, на базата на вече събраната информация, да попълни въпросната фактура. Така BPM-системите се явяват отделен слой от информационната система на организациите, като основната им идея е да се оптимизират самите процеси - всички съществуващи отделно компоненти се интегрират и стават част от цялостната информационна система.
- Фирмите от кои браншове и с какъв капацитет е най-удачно да използват BPM-системи?
Димитър Гюлев:
- Този вид системи по принцип са изключително скъпи. В момента една от нашите задачи е да направим достъпни за българския пазар именно BPM-системите на базата на това, че са наш собствен продукт.
Системите са приложими навсякъде – при търговските фирми, Интернет-доставчиците и т.н. Специфичните браншове, в които те намират приложение са: финансовата сфера, производството, администрацията. Общо взето, там където има 20-30 компютъризирани места и където съществува какъвто и да е процес, системата може да се използва. До момента нашите клиенти са от абсолютно разнородни браншове.
- Популярни ли са BPM-системите в световен мащаб?
Димитър Гюлев:
- BPM-системите се използват отскоро. Концепцията им е изключително нова. Workflow-системите съществуват от малко по-отдавна. Разликата между BPM-системите и Workflow-системите е именно в степента им на интегрираност с други системи. Ако чрез една Workflow-система трябва да се издаде фактура, тя просто ще постави текстова задача на конкретния човек, гласяща "издай фактура", докато една BPM-система има възможност да се интегрира със счетоводната система и да "извика" интерфейса й, в който предварително е въвела данните – в този случай единственото нещо, което човекът трябва да направи, е да одобри транзакцията или директно да въведе информацията в самата счетоводна система.
Друга причина за оптимизирането на процесите е възможността те да бъдат разклонявани, т.е. паралелно да се пускат различни задачи. Освен това може да се управлява и времето за изпълнение на всяка една задача – времето е един от параметрите на задачите в BPM-системите. Има възможност времената да бъдат указани и фиксирани, като при наличието на добра организация и удачно изпълнение от страна на участниците, процесите се съгласуват и се случват в точното време и по точния начин.
Друго важно предимство е намаляването на вероятността от човешка грешка и от грешни процедури. Това неминуемо води до повишаване на качеството на работа. Какво означава това? BPM-системите позволяват част от процесите напълно да се автоматизират. Там където трябва да се въведе дадена информация от човек, могат да се създадат интелигентни форми, които да правят проверки на въведената информация. Това води до намаляване на грешките и на операционния риск. Дигитализирането на информацията само по себе си води до по-голяма точност. Ако на даден етап един човек трябва да напише някаква справка, а след това тази справка трябва да се поднесе на следващия човек, който да извърши преглед и проверка, при хартиен носител, това предполага наличието на много грешки. Ако тази проверка се прави автоматично, това ще води до много по-стройна организация и грешките ще се елиминират. Друг фактор, намаляващ вероятността от човешка грешка, е това, че на всяка конкретна стъпка, BPM-системата показва само информацията, която интересува конкретния изпълнител. По този начин той се съсредоточава върху нещата, които трябва да изпълни, което води и до специализиране в съответната област, до по-лесно обучение на нови кадри, ако е необходимо, както и до редуциране на разходите за персонал. По-бързите и по-точните процеси в крайна сметка водят до по-доволни клиенти, които получават навременна, конкретна и точна информация, а това от своя страна води до повишаване реалната стойност на фирмата.
Самата организация при прилагане на BPM-система става много по-гъвкава, защото инструментът за манипулиране на бизнес процесите е визуален. Менижърите наблюдават точно описаните процеси и в момента, в който трябва да се промени нещо в организацията на работа, например, да се въведе нов продукт, те могат да реагират и буквално за няколко часа да променят логиката на работа на цялата фирма, без да е необходимо да се обръщат към външни IT-специалисти, които да пренаписват софтуера.
BPM-системите помагат и за придържане към съществуващите стандарти. Например, ако фирмата или организацията се сертифицира по ISO 9000 или иска да спазва специфични за конкретната индустрия стандарти, това става още по-лесно с прилагането на BPM-система.
BPM-системите, в частност Workflow.Cubes създават много лесен интерфейс за въвличане в работата на фирмата, както на нейните партньори, така и на нейните клиенти, като по този начин се елиминират географски разстояния, а информацията тече по-бързо и по-качествено.
На пазара съществуват готови MP-решения, които обаче не винаги отразяват начина на работа на самата фирма. Чрез BPM-системите много точно може да се опише бизнесът на фирмата, без да е необходимо да се пренастройва работата й съобразно софтуера, който е бил закупен.
BPM-системите осигуряват непрекъснатостта на оптимизирането на бизнес процесите. В момента, в който се установи, че някъде по веригата на задачите се наблюдават системни закъснения на тяхното изпълнение, това би трябвало да послужи като аларма и знак, или че хората в този конкретен отдел са малко на брой, или че логиката на самия процес не е достатъчно точна. С корекция на описанието на самия бизнес процес мениджърът може да отстрани тези несъответствия.
Не на последно място, една от задачите на BPM-системите е да организират изцяло дейността на фирмата. Стъпки от работата са интегрирани с други съществуващи системи. По този начин, ако в организацията на работа има вградена счетоводна система или система за управление на персонал, или складова система, без никакви трудности работата с тези системи може да се интегрира в BPM-системата. Ако се налага да се напише фактура, например, BPM-системата може автоматично в самата счетоводна система, на базата на вече събраната информация, да попълни въпросната фактура. Така BPM-системите се явяват отделен слой от информационната система на организациите, като основната им идея е да се оптимизират самите процеси - всички съществуващи отделно компоненти се интегрират и стават част от цялостната информационна система.
- Фирмите от кои браншове и с какъв капацитет е най-удачно да използват BPM-системи?
Димитър Гюлев:
- Този вид системи по принцип са изключително скъпи. В момента една от нашите задачи е да направим достъпни за българския пазар именно BPM-системите на базата на това, че са наш собствен продукт.
Системите са приложими навсякъде – при търговските фирми, Интернет-доставчиците и т.н. Специфичните браншове, в които те намират приложение са: финансовата сфера, производството, администрацията. Общо взето, там където има 20-30 компютъризирани места и където съществува какъвто и да е процес, системата може да се използва. До момента нашите клиенти са от абсолютно разнородни браншове.
- Популярни ли са BPM-системите в световен мащаб?
Димитър Гюлев:
- BPM-системите се използват отскоро. Концепцията им е изключително нова. Workflow-системите съществуват от малко по-отдавна. Разликата между BPM-системите и Workflow-системите е именно в степента им на интегрираност с други системи. Ако чрез една Workflow-система трябва да се издаде фактура, тя просто ще постави текстова задача на конкретния човек, гласяща "издай фактура", докато една BPM-система има възможност да се интегрира със счетоводната система и да "извика" интерфейса й, в който предварително е въвела данните – в този случай единственото нещо, което човекът трябва да направи, е да одобри транзакцията или директно да въведе информацията в самата счетоводна система.
