От няколко години насам използвам един трик за увеличаване на продуктивността, който включва очертаването на седмични и дневни цели, разказва пишещият за вдъхновението от работата (и живота като цяло) Скот Йънг в своя блог. И допълва:

Цаката е доста простичка:

Водите си два отделни списъка – единият за деня, а другият – за седмицата. С напредването на седмичните дни, премествате целите си и нещата, които трябва да свършите, от седмичния на дневния списък. По време на работа се фокусирате само на дневния списък – когато всичко там е извършено, сте окей за деня. При такава организация се захващате по-добре с нещата, отколкото постоянно да се измъчвате и да отлагате вършенето на работа. Въпреки това обаче се оказва, че задачата хич не е лесна.

Типичните оплаквания към мен бяха в този дух:

„Хей, Скот, много харесвам идеята ти за дневните/седмичните цели, които да свърши един работещ човек. Има един проблем обаче – колкото и да се опитвам, не мога да свърша цялата си дневна квота. Най-често свършвам едва половината неща и бия отбой. Как да поправя това?“

Според мен отговорът на такъв въпрос е ясен – ако не свършвате дневните си цели изцяло, значи имате един проблем и той се нарича „претоварване със задачи“. Решението е да ограничите целите си и да не бъдете прекалено мегаломански настроени, а вместо това да имате предвид по-малък брой неща за вършене. Звучи простичко, нали?

За жалост много малко хора могат да следват този съвет. Оправданието е, че те трябва да завършат всичките си десетки задачи и поради това им е невъзможно да ги ограничат. И така се завърта колелото на един постоянен дневен списък от купища неща за вършене, които всъщност остават висящи.

Работите по-малко, отколкото си мислите

Контрареакциите на моя аргумент за по-малко работа са доста неадекватни. Ако човек не може да се справи дори и с половината си задачи, какво значение има дали списъкът е голям или малък? Никой не се интересува от това колко голям е бил този списък и какви планове за усилена дейност сте имали, когато всъщност сте изпълнили малка част от целите си.

Лошото е, че тази тенденция за надценяване на продуктивността е доста широко разпространена. От това не са защитени дори и автори и специалисти, опериращи в тази сфера. Това важи и за мен, между другото.

Средностатистическият човек, който не следи педантично работния си процес в различните дни, има една доста често срещана реакция. Вместо да намали амбициите си и ангажиментите, с които се е натоварил, той обръща внимание само на отделния списък с неща за вършене, и за да „навакса“, трупа още отгоре. Тази акумулация в крайна сметка го смачква.

Трябва да планирате да работите по-малко

Целите важат само тогава, когато мотивират дейност, която да завърши и постигне нещо. Ако не успявате да изпълните дневните си цели прекалено често, вие просто си губите времето. Дори не се претоварвате толкова много, реално погледнато.

Стига толкова критика, нека предложа две неща.

1. Трябва да се постараем да имаме точно и честно знание относно това колко време работим и колко реално постигаме в рамките на това работно време. Може да си водите и акуратни бележки, следейки времето си в изпълнение на различни задачи. Това важи особено много в условията на технологиите, като някои приложения за смартфони и програми за компютри ви предлагат тази услуга.

2. Когато вече имаме знанието и разбирането относно това как, по какъв начин точно работим и колко време ни отнемат задачите от бита ни, трябва да се стегнем. Стягането обаче не е наивната мисъл, че утре ще се превърнем в супергерои и по силата на провидението ще си свършим нещата. Нужно е планиране и обмисляне на това как точно можем да си подобрим работния процес.

Ако си водите такова засичане с часовник, и откриете, че реално работите само по 4 часа на ден (което е доста често срещано), е нужна мигновена реакция. Тя не е скачането на работен процес, възлизащ на 8 часа например, обаче. Опитайте постепенно да променяте статуквото, започнете с 5 или 6 часа, след което вижте след някоя и друга седмица какъв е резултатът.

Защо малки крачки?

Когато разминаването между представата, която имате за себе си, и това, което реално сте, е прекалено голямо, вие ставате много по-малко ефикасни. Не можете да преценявате способностите си, постоянно се надценявате и това ви вреди. Ако смятате, че можете да извършите качествен работен процес в рамките на 8 часа, но реално постигате само 2, значи нещата са опрели до кокала наистина. Планирането пък се оказва абсолютно безсмислено.

И ако някой случаен ден ви се удаде възможност да свършите целия си огромен куп от работа, вие триумфирате като за златен медал. Това е особено вредно. Фактически, това е изолиран случай, заобиколен от дни на прекомерни натоварвания, в които сте оставили огромен списък с незавършени задачи. Вие се опиянявате от това и за няколко дни след това сте супер продуктивни, но и това отмира с времето и пак се връщаме на нулевото равнище.

Идеята е да имате постоянна продуктивност, която да води до завършването на по-малък списък със задачи, отколкото спорадични извършвания на огромни списъци с ангажименти.

Как да въведете съветите ми в бита си и да станете по-продуктивни

Наистина, най-първото нещо, което трябва да направите, е да си направите схема, която да следи колко работа сте извършили. Винаги съм ползвал добрите стари молив и хартия, но както казах, има доста по-високо технологични начини за това. На моменти това може да ви изнервя и да ви е досадно, но същевременно ви дава ценна информация за вашите реални постижения и работоспособност.

Алтернатива на това е да записвате задачите, които сте извършили в даден ден. Това е малко по-ненадежден метод, защото завършването на дадена задача варира доста повече и не е толкова фиксирано времево, колкото самото време, което отчитате по по-горния метод.

Втората стъпка е да определите своята продуктивност и да наложите стандарт, който е съвсем малко над средностатистическото за вас. Както казах преди – ако работите 4 часа, сложете 5 или 6. Ако имате 8 задачи и това е средното ви за деня, опитайте с 10 или пък 12.

Трето – поддържайте този алгоритъм поне за месец, преди да извършите оглед на продуктивността ви и евентуалното дръпване нагоре.

Ако не успеете да извършите целите си по този начин, може да се разтеглите с още 25-50% нагоре. Ако постепенно извършвате ескалацията, може би ще постигнете по-високо ниво на продуктивност. Проблемът е, че при липса на визия, а и поради увеличеното напрежение, става все по-трудно и по-трудно да работите повече, без да жертвате голямо количество енергия или работоспособност. Важни тук обаче са началните „приходи“ от такова по-силно претоварване – те идват главно от преструктурирането на времето и по-ниския му разход за глупости – а не от повечето работа.

Накратко:

- Засичайте си времето няколко дни или пък засичайте в детайли целите си и как се справяте с тях през деня в продължения на няколко седмици.

- Поставете си цел да увеличите работоспособността си с 25%, извършвайки и завършвайки повече задачи.

- Следвайте този модел близо месец, след което анализирайте какво сте постигнали. Ако сте подобрили показателите си, може да се надскочите и да търсите още повече продуктивност, или да опазите новото ви ниво на работоспособност.

Дано това помогне и да разреши многото случаи на планиране, включващи 10-часов работен ден, когато всъщност разполагате само с 3 часа реална работоспособност. За да свършвате нещата както трябва, не ви трябва повече работа, а по-умно процедиране. А как можете да работите по-умно, след като не знаете реално колко и по какъв начин работите въобще?