Да си го кажем направо – голяма част от нас са в истински хаос на работното си място. И той далеч не се изразява (или поне не се изчерпва) с разхвърляното бюро и препълнения декстоп на компютъра. Това, което „краде“ голяма част от енергията ни в офиса е неспособността ни да изготвяме стегнат график на задачите си и да го следваме стриктно. Недостатък, който познаваме под името перманентна неорганизираност.

Защо ни пречи? Преди всичко, защото, пренасочвайки част от усилията си в непрекъснато препланиране на ангажиментите си или в спонтанната им подредба, в крайна сметка разполагаме с по-малко от тях (от усилията си), за да успеем реално да свършим нещо. Абсолютно същото важи и за времето, което безотговорно пилеем тук и там в чудене „А сега с кое да се захвана?“. И най-вече – всичко описано до тук ни създава излишно напрежение, което обикновено пренасяме и вкъщи.

Следвайки тона на многобройни посветени на тази тема хартиени и електронни издания, ви предлагаме няколко съвета затова как да се справите с хаоса, който ви пречи. Някои от тях са чисто практически, други опират до индивидуалната ви нагласа за нещата. Предимството им е, че не следват определена последователност – можете да ги прилагате в какъвто ред считате за добре и дори да игнорирате някои, ако прецените.

Овладейте хаоса на бюрото

Макар разхвърляното бюро да е само малка част от разхвърляния служител и дори да не е налице при всеки такъв, ако се справите с него, това ще е първата стъпка към вашата организираност. Както интериора в дома влияе на настроенията ни, така и обстановката, в която работим, има голямо значение за нашата продуктивност.

А хаосът на бюрото е и причина, и следствие в този затворен разхвърлян цикъл – защото непрекъснато запаметяваме документи с първото име, което ни хрумне и ги оставяме в произволна папка; записваме телефони там, където ни е най-лесно в дадения момент; поставяме поредната папка върху купа с хартии встрани и винаги си казваме: „Ще подредя това по-късно“. Докато не се окажем в центъра на микс от некласифицирана информация, която си нямаме и идея как да управляваме и да приведем в наша полза.

Накратко казано – инвестирането на един час в оправяне на цялата тази бъркотия ще ви спести много повече време и усилия.

Планирайте. Реално

Всеки ви съветва: „Водете си записки. Правете си списъци. Формулирайте задачите си“. И това е правилен подход. Стига да знаете как да го направите.

Защото ако към петте важни задачи за деня добавите многобройните второстепенни, които сега ви хрумват, но ви се струва подходящо да впишете, за да ги имате предвид, единственият резултат от това ще бъде разочарование – разочарование от масата несвършена работа в края на дневния или седмичния период.

Затова, когато планирате, и особено когато го правите писмено, го правете с реалната преценка колко време ще ви е необходимо за всяка задача. Включването на по-неприоритетни такива е от полза, само ако те отнемат по-малко време. Тогава наистина е налице възможността вечерта, когато проверявате кое е изпълнено и кое – не, да отбележите много свършени задачи и това да ви мотивира за следващия ден.

Редувайте малките задачи с големите

Много е важно когато планирате графика си, да осъзнавате разликата между малка и второстепенна задача.

Някои от пунктовете в дневния ни списък ни отнемат повече време и усилия, други – по-малко. Някои съветници са категорични, че трябва първо да отметнете първите, други – точно обратното. Забравете и двете.

За да постигнете баланса в организацията на нещата, е добре да комбинирате. След всяка голяма задача свършете две малки. В средата на деня ще сте преполовили не само времето, но и ангажиментите си. Освен това ще избегнете риска от натрупване на изостанали задачи от една категория, което играе основна роля в натрупването и на напрежение в работата ви.

Комбинирайте

Малко хора наистина осъзнават каква хитрост е всъщност комбинирането. Не само на задачи, а и на разнородни дейности, дотолкова, доколкото това не пречи на пълноценното им реализиране.

Преди време ви запознахме със съветите на колегите от Sportuvai.bg, които подробно обясниха как здравословните практики могат да се съчетаят с работната рутина. Тръгвайки от тази база, с помощта на въображението си бихте могли да комбинирате и други характерни за деня ви занимания.

Така например, докато отпивате глътки зареждащо следобедно кафе, можете да използвате тези пет или десет минути, за да направите равносметка на свършеното от списъка си (или да изготвите самия списък). Ако пък поканите колегите или подчинените си да обядват с вас, можете заедно да обсъдите какво ви предстои да свършите през месеца.

Опознайте навиците си и ги накарайте да работят за вас

Често сочим като основни спънки в ефективността ни някои дребни битови навици, водещи до понижена кондиция, например. Такова явление е така нареченото следобедно доспиване“ - защото между 14:00 и 16:00 часа всички сме малко по-разсеяни.

Овладейте тези навици. Ако знаете по кое време на деня сте най-продуктивни, ще можете правилно да разпределите нещата, които трябва да свършите и да оставите изискващите по-малко енергия за тези „лежерни“ часове.

Аналогично можете да използвате всеки един характерен навик. Което ни навежда на друга мисъл...

Намерете своя индивидуален подход към хаоса

Онова, което трябва да постигнете в крайния етап на вашата организираност, е усещането за инертност. Или минималната предварителна подготовка преди започването на всяка задача. Може да ви звучи малко абстрактно, но за тази цел трябва да откриете своя индивидуален най-успешен метод.

Някои хора се справят по-добре под напрежение. Други се нуждаят от пълна тишина и спокойствие, за да постигнат максимална концентрация. Индивидуалността може да бъде сведена дори до най-елементарното битово ниво – като това дали работим по-добре преди или след като обядваме; дали работата ни зависи от броя изпити чаши кафе.

Събирайте добрите идеи

Една от най-характерните черти на хората, които са успели в кариерата си, е способността да се учат от опита на другите и да черпят идеи от нетрадиционни места. Вижте как се справят другите с това, пред което вие изпитвате трудност. Търсете аналога със ситуациите, в които попадате, дори тогава, когато той е по-скоро метафоричен. Използвайте въображението си, за да стимулирате своята креативност.

Не забравяйте да поемете глътка въздух

Глътките въздух в рамките на напрегнатия ден са жизненоважни за вас и за вашия успех в края му – както буквално, така и преносно. Почивайте си регулярно. И не забравяйте да излизате извън предела на работното си място – поне за малко.

Тази статия ви хареса? Присъединете се към Еcon.bg и във Facebook, за да следите всичко най-интересно за икономиката, предприемачеството, кариерата, личните финанси, политиката и обществото!